Brad es la persona más trabajadora que conozco.[1] No sólo es un hombre ocupado, sino que está decididamente centrado en hacer las cosas que son importantes, y obtiene sus frutos: es el que genera más ingresos en una conocida empresa de servicios profesionales. Unos días antes de Acción de Gracias, Brad y su familia tomaron un vuelo de Boston a Los Ángeles. Durante las cinco horas que duraba el trayecto en avión, decidió no conectarse a internet y optó por jugar con sus hijos: cinco horas de vacaciones del mundo digital.
Cuando aterrizó, encendió su móvil y descubrió que, mientras estaba en el aire, en su empresa había surgido un contratiempo. Tenía casi quinientos correos. ¡Demasiados para unas vacaciones digitales!
La verdad es que no siempre podemos evadirnos. No hay manera de escapar del inagotable manantial de correos, mensajes de texto, de voz, Twitter, Facebook, LinkedIn; y eso sólo teniendo en cuenta lo que nos llega a través de las nuevas tecnologías. ¿Cómo ponernos al día?
No podemos.
La idea de que podemos hacerlo todo es el mayor mito de la gestión del tiempo. No hay manera de que Brad pueda revisar de manera efectiva todos sus correos, y no hay manera de que consigamos hacer todo lo que queremos hacer.
Afróntalo: eres un recurso limitado.
Por una parte, es deprimente; por otra, hay que reconocer que es algo que nos da un tremendo poder. Una vez que admitimos que no podemos hacerlo todo, estamos en una posición mucho más aventajada para tomar decisiones claras sobre lo que vamos a hacer. En lugar de dejar que las cosas pasen desapercibidas de manera arbitraria, podemos dejar a un lado, de manera intencionada, las cosas que no son prioritarias y centrar nuestra energía en lo más importante.
Justamente de eso trata esta guía.
Hay dos retos principales a la hora de emprender las tareas importantes: primero, identificar cuáles son y, después, hacerlas.
Para determinar qué es lo «importante» necesitamos adoptar decisiones que nos lleven hacia los resultados que deseamos; lo que, por descontado, significa saber cuáles son nuestras prioridades.
En cuanto al segundo reto, pasar a la «acción» de principio a fin, necesitamos tener las herramientas adecuadas: por ejemplo, unos rituales, la lista de las tareas pendientes o saber delegar.
Pero ¿qué herramientas te funcionarán mejor? ¿Qué rituales te ayudarán a terminar lo que empezaste? Quizá seas una de esas personas que se leen un libro como éste de la primera a la última página e, inmediatamente, lo ponen en práctica. Yo no. Yo pertenezco a esa clase personas que enseguida se agobian y al final no cambian nada.
Por eso, aquí tienes una manera de usar esta guía:
CUESTIONARIO 1-1
¿Hasta qué punto gestionas bien las distracciones?
Puntúate:
Número de veces que has marcado:
Nunca______
Ocasionalmente______
A menudo______
Siempre______
Leyenda de puntuaciones
Si has elegido más «Nunca»: ¡Enhorabuena! Estás haciendo un buen trabajo centrándote en aquello que da mejores resultados —tanto a ti como a tu empresa—. Ya dispones de tácticas y rituales que hacen de ti una persona productiva. Consulta esta guía para encontrar nuevos consejos e ideas y así aumentar tu colección de herramientas de productividad.
Si has elegido más «Ocasionalmente»: Lo estás haciendo bastante bien. Quizá la fuerza de voluntad o tu capacidad para delegar te están ayudando a centrarte en sacar adelante lo realmente importante. Pero aún puedes hacer más para aumentar tu productividad. A lo mejor, no has probado todavía a poner en práctica algunos rituales. Quizá tu obsesión con revisar continuamente el correo te está descentrando. Lee esta guía para descubrir nuevas ideas acerca de cómo puedes seguir mejorando y cómo centrarte en lo que es realmente importante.
Si has elegido más «A menudo»: Podrías emplear un método que te ayude a mantenerte concentrado en el trabajo importante. Resístete al encanto de los proyectos «urgentes» para centrarte en el trabajo que vaya a conllevar mayor recompensa a largo plazo. Aprende a elaborar listas de tareas más útiles para sacar el máximo rendimiento de ellas y finalizar tu jornada sabiendo que ha sido productiva.
Si has elegido más «Siempre»: Necesitas ayuda. Pero que no te sorprenda, pues tú mismo has comprado esta guía, por lo que ya estás en el buen camino hacia la productividad. Piensa en qué aspecto te está pasando factura y empieza a partir de ahí; luego, vuelve a esta leyenda de puntuaciones tantas veces como necesites.
Este cuestionario está extraído del libro de Peter Bregman 18’: Encuentre su foco, controle las distracciones y consiga hacer lo realmente importante, Conecta, 2012. Para consultar herramientas y recursos gratuitos de 18 minutos (entre ellos, una versión en línea de este cuestionario con resultados más detallados y feedback), visita www.peterbregman.com.
Brad es muy eficaz, así que decidió dejar a un lado su móvil y hasta que no llegó a la habitación del hotel no respondió a los mensajes. Entonces, a través de su portátil, atajó la crisis: llamó a su cliente para calmar sus preocupaciones, delegó tareas en su equipo y envió un correo tanto a su equipo como al cliente detallando el plan. En una hora había terminado; apagó el portátil, dejó el móvil en la habitación y disfrutó de una cena divertida e informal con su familia: en aquel momento, lo más importante.
Peter Bregman es consejero estratégico de CEOs y de sus equipos de liderazgo. Su último libro es 18' Encuentre su foco, controle las distracciones y consiga hacer lo realmente importante, Conecta, 2012.
1 Se han modificado los nombres y algunos detalles.
¿Por qué has tenido tanto éxito a la hora de alcanzar alguna de tus metas y, en cambio, en otras has fracasado? Si no estás seguro, tranquilo, no estás solo. Incluso a las personas brillantes y muy competentes no saben por qué triunfan o por qué fracasan. La respuesta intuitiva —que tienes unas habilidades innatas para algunas cosas y no las tienes para otras— es sólo una pequeña pieza del rompecabezas. De hecho, décadas de investigación acerca de la consecución de logros sugieren que las personas de éxito consiguen sus metas personales y profesionales no sólo por quiénes son, sino, más a menudo, por lo que hacen.
A continuación se detallan las nueve cosas que las personas de éxito hacen de manera diferente; las estrategias que emplean para marcarse objetivos y perseguirlos —a veces, sin darse cuenta— de forma muy eficaz.
Cuando te marques un objetivo, detállalo lo máximo que puedas: «perder dos kilos» es una meta mejor que «perder algo de peso», ya que te da una idea clara de cuál será el éxito. Saber exactamente lo que quieres conseguir te mantiene motivado hasta que lo logras. Por eso, considera qué acciones específicas has de emprender para llegar a la meta. Prometer que «comerás menos» o «dormirás más» es demasiado impreciso. «Entre semana estaré en la cama a las diez» no deja lugar a dudas sobre lo que tienes que hacer y sobre si realmente lo has hecho o no.
Detallar exactamente lo que quieres lograr elimina la posibilidad de conformarte con menos o de decirte a ti mismo que lo que has hecho es «suficiente». También hace que tu línea de actuación sea más clara.
En lugar de «progresar en el trabajo», haz que tu objetivo sea más concreto, como por ejemplo «un aumento de sueldo de al menos ______€» o «un ascenso, como mínimo, hasta el puesto de ______».
Para tener éxito también has de detallar los obstáculos que puedes encontrar. De hecho, lo que realmente tienes que hacer es ir hacia delante y hacia atrás, pensando en el éxito que quieres lograr y en los pasos que debes dar para llegar a ese punto. Esta estrategia se llama contraste mental y es una manera realmente eficaz de marcar objetivos y de fortalecer tu compromiso.
Si vas a emplear esta técnica, primero imagina cómo te sentirás cuando hayas alcanzado tu objetivo. Imagínalo de la manera más realista posible: recréate en todos los detalles posibles. Después, piensa en los obstáculos que te puedes encontrar en el camino. Por ejemplo, si tu objetivo es conseguir un puesto mejor con un mayor salario, empezarás imaginándote el orgullo y la satisfacción que te invadirán cuando firmes una lucrativa oferta con una empresa de primera línea. Luego tendrás que considerar qué se interpone entre tú y esa oferta de empleo; es decir, el resto de buenos candidatos para el puesto. ¿A que te entran ganas de sacarle brillo a tu currículum?
A esto se le llama experimentar la necesidad de actuar; es un estado de suma importancia para alcanzar tu objetivo, ya que pone en marcha los motores psicológicos. El contraste mental convierte deseos y anhelos en realidades, ya que hace patente de manera clara qué es lo que has de hacer para que se materialicen.
Teniendo en cuenta que la mayoría de nosotros estamos demasiado ocupados y muchas veces hemos de hacer malabares, no es sorprendente que, de manera rutinaria, perdamos oportunidades de actuar para conseguir un objetivo. Realmente, ¿hoy no has tenido tiempo para resolver aquellos asuntos pendientes? ¿No has tenido ni un solo momento libre para devolver esa llamada?
Para aprovechar el momento, decide de antemano cuándo vas a emprender una acción. Sé específico: «si es lunes, miércoles o viernes, resolveré asuntos pendientes durante treinta minutos antes de ir a trabajar». Diferentes estudios demuestran que la estrategia de planear teniendo en cuenta el «si-entonces» ayuda a tu cerebro a detectar y aprovechar las oportunidades en cuanto aparecen. De este modo aumentas, en un trescientos por cien aproximadamente, tus posibilidades de éxito (para consultar más acerca de cuándo y dónde llevar a cabo tareas, véase el capítulo 13: «Cómo gestionar tu lista de tareas»).
Decidir de antemano cuándo y dónde llevarás a cabo acciones específicas para lograr tu meta —o cómo te enfrentarás a los obstáculos que puedas encontrarte— es, probablemente, lo más efectivo que para asegurarte el éxito.
Los planes «si-entonces» adoptan la siguiente estructura:
Si X ocurre, entonces haré Y.
Por ejemplo:
Si me distraigo mucho con mis compañeros de trabajo, entonces me pondré un límite de cinco minutos de charla y luego volveré a trabajar.
¿Por qué son tan eficaces estos planes? Porque están escritos en el idioma de tu cerebro —el idioma de las contingencias—. Los seres humanos son particularmente buenos a la hora de codificar y recordar información bajo la forma de «si X, entonces Y» y emplear estas contingencias para guiar su comportamiento, a menudo de manera inconsciente.
Una vez formulado tu plan «si-entonces», tu cerebro «de forma inconsciente» irá escaneando tu entorno hasta encontrar la situación que se corresponda con la parte del «si» de tu plan. Esto te permite aprovechar el momento crítico —«¡Uy! ¡Son las cuatro de la tarde, será mejor que devuelva esas llamadas!»—, aunque estés haciendo otras cosas.
Desde el momento en el que decidas de manera inequívoca qué tienes que hacer, puedes llevar a cabo el plan sin tener que pensar en él de manera consciente.
Para conseguir un objetivo también es necesario evaluar de forma objetiva —tú u otra persona— tu progreso para ir organizándolo. Si no sabes si vas por el camino correcto, no puedes modificar positivamente tu comportamiento o tus estrategias. Evalúa tu progreso con frecuencia: semanal o incluso diariamente, según el objetivo buscado.
El feedback nos ayuda a motivarnos porque, de manera inconsciente, nos hace ver la distancia que hay entre dónde estamos ahora y dónde queremos estar. Cuando tu cerebro detecta una discrepancia, reacciona liberando recursos: atención, esfuerzo, un procesamiento de la información más profundo y fuerza de voluntad.
Si autoevaluarse y que te den feedback son aspectos tan importantes, quizá te preguntes por qué no lo hacemos más a menudo. La primera y más obvia razón es porque supone un esfuerzo; te obliga a dejar lo que tengas entre manos para centrarte en la evaluación. Y, por descontado, las noticias no siempre son buenas; a veces evitamos comprobar cómo va nuestro progreso porque no queremos reconocer que hemos progresado poco. Autoevaluarse requiere mucha fuerza de voluntad, pero esta tarea resulta más fácil empleando la estrategia de «si-entonces» para programar las autoevaluaciones.
Si lo haces de manera correcta, evaluar tu progreso te mantendrá motivado desde el principio hasta el final. Si no lo haces de manera correcta, quizá acabe minando tu motivación. Estudios recientes llevados a cabo por Koo y Ayelet Fishbach, psicólogos de la Universidad de Chicago, han examinado cómo afecta a las personas que están persiguiendo unos objetivos el hecho de fijarse en el progreso que ya han logrado, pensamiento-hasta la fecha, o en lo que les queda para llegar a su meta, pensamiento-lo que falta.
Los estudios de Koo y Fishback demuestran de manera sistemática que, cuando estamos persiguiendo un objetivo y consideramos todo el camino que ya hemos recorrido, nos invade un sentimiento prematuro de triunfo y empezamos a aflojar la marcha.
Cuando nos centramos en el progreso que ya hemos logrado, también intentamos lograr un «equilibrio» realizando avances en otros objetivos importantes. Al final, acabamos abarcando mucho, pero apretando poco.
En cambio, si nos centramos en todo lo que nos queda por recorrer (pensamiento-lo que falta), no sólo mantenemos la motivación, sino que además la incrementamos. De este modo, cuando estés evaluando tu progreso, mantén el objetivo en mente y no te felicites demasiado por un trabajo que todavía está a medias. Guarda esos elogios para cuando hayas hecho un buen trabajo —y lo hayas terminado del todo—.
Cuando te marques una meta, centra todo el pensamiento positivo que puedas en considerar las probabilidades que tienes de lograrla. Creer en tu capacidad para tener éxito es una ayuda enorme para crear y mantener tu motivación. Pero no subestimes el tiempo, la planificación, el esfuerzo y la persistencia que necesitarás para conseguir tu objetivo. Pensar que todo te resultará fácil y que no te conllevará mucho esfuerzo te sitúa en mala posición para emprender el viaje que tienes por delante, y suele aumentar de manera significativa las probabilidades de que fracases.
Ésta es la diferencia entre ser realista-optimista y ser irrealista-optimista.
Los realistas-optimistas confían en que tendrán éxito, pero también saben que para que lograr el éxito han de planificar bien sus acciones, ser persistentes y saber escoger las estrategias correctas. Asumen que es necesario reflexionar acerca de cómo afrontan sus obstáculos.
Los irrealistas-optimistas, por el contrario, creen que el éxito les llegará como si nada, que el universo les recompensará por pensar en positivo.
Cultiva tu realismo optimista combinando una actitud positiva y una evaluación honesta de los desafíos que te esperan. No te limites a visualizar el éxito; visualiza los pasos que habrás de dar para que ese éxito se materialice. Si tu primera estrategia no funciona, ¿cuál es el plan B? (Aquí se presenta otra ocasión magnífica para emplear tus estrategias «si-entonces»). Recuerda, no es «negativo» reflexionar acerca de los problemas a los que tendrás que enfrentarte, lo estúpido sería no hacerlo.
Es importante que creas que estás capacitado para conseguir tus objetivos, pero también es importante que creas que puedes desarrollar tus capacidades. Solemos pensar que nuestra inteligencia, nuestra personalidad y nuestras aptitudes físicas son inamovibles: que no importa lo que hagamos, nunca mejorarán. Como resultado, nos centramos en objetivos que se limitan a poner a prueba nuestras habilidades, en lugar de en aquellos que nos ayudan a desarrollar y adquirir nuevas destrezas.
Por suerte, todos los tipos de habilidades son profundamente maleables. Aceptar el hecho de que puedes cambiar te permitirá tomar mejores decisiones y aumentar tu potencial. Las personas cuyos objetivos son para mejorar, en lugar de para ser buenos en algo, no se inmutan ante las dificultades y aprecian el viaje tanto como la llegada al destino.
¿Cómo motivarte para acometer nuevas responsabilidades con confianza y energía? La respuesta es simple, aunque quizá te sorprenda un poco: permítete equivocarte y fracasar.
Entiendo que quizá no es algo que te encante escuchar, ya que seguramente pensarás que si te equivocas serás tú quien pague por ello. Pero no tienes por qué preocuparte, ¡cuando asumimos que está permitido cometer errores, tenemos muchísimas menos probabilidades de cometerlos!
Podemos afrontar cualquier tarea con uno de estos dos tipos de objetivos: lo que yo llamo los «objetivos-ser-bueno», donde la clave está en demostrar que tienes una gran capacidad para hacer algo y que ya sabes lo que estás haciendo, y los «objetivos-ser-mejor», donde la clave está en desarrollar tus capacidades y aprender a dominar una nueva habilidad.
El problema con los «objetivos-ser-bueno» es que, al final, el tiro acaba saliéndote por la culata cuando te enfrentas a algo que no te es familiar o que resulta difícil. Enseguida empiezas a dudar de qué es lo que estas haciendo exactamente, a dudar de tus capacidades —algo que te acaba generando mucha ansiedad—. No hay nada que interfiera en el rendimiento como la ansiedad; es la asesina de productividad por excelencia.
Por otra parte, los «objetivos-ser-mejor» son casi a prueba de balas. Cuando pensamos en lo que hacemos en términos de aprendizaje y dominio de nuevas habilidades —aceptando que podemos cometer algunos errores por el camino— seguimos motivados a pesar de los reveses que podamos sufrir.