Band 4
Wegen stilistischer Klarheit und leichterer Lesbarkeit wurde im Text auf die sprachliche Verwendung weiblicher Formen verzichtet. Die Verwendung der männlichen Form gilt inhaltlich für alle Geschlechter gleichermaßen.
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Umschlaggestaltung: Facultas Verlags- und Buchhandels AG
Umschlagbild, S. 8–9, 16–17, 88–89: © Sunshine Seeds, istockphoto.com
Lektorat: Astrid Fischer, Berlin, www.astridfischer.eu
Covergestaltung und Grafiken: Marcus Balogh, Facultas Verlags- und Buchhandels AG
Typographie und Satz: Hannes Strobl, Neunkirchen/NÖ
Druck: Finidr, Tschechien
ISBN 978-3-99002-105-7
Auch als ebook erhältlich: 978-3-99111-002-6 (epub)
Super – Sie wollen sich beruflich weiterentwickeln, halten diesen Ratgeber in Händen und möchten am liebsten gleich starten. Das tun viele – und nicht wenige scheitern genau daran! Vielleicht hatten Sie auch einmal den ein oder anderen Kunden oder Vorgesetzten, der lieber gestern als heute schon die ersten Ergebnisse auf dem Tisch sehen wollte? Unter Managern ist dies als Whisky-Syndrom bekannt, das für die Frage steht: „Why isn’t Sam coding yet?“ („Wieso programmiert Sam noch immer nicht?“). Daran erkennen Sie mindestens zweierlei: Zum einen, dass Projektmanagement ursprünglich aus der IT-Branche stammt (und nicht aus dem Spirituosenhandel). Zum anderen, dass Ungeduld und Aktionismus selbst dann nicht weiterhelfen, wenn sie wie so oft Hand in Hand gehen.
Projektmanagement-Tools sind eine großartige Hilfe, wenn man sie zweckgemäß einsetzt und sich zuvor einige Grundsätze klarmacht – das lesen Sie im ersten Kapitel. Darüber hinaus lebt ein gutes Management von einer vorausschauenden Planung dessen, was man wie und wann, womit und mit wem, wie lange und in welcher Weise vorhat – davon handelt das zweite Kapitel. Erst dann geht es an die Umsetzung, die mehr ist, als Papier in Taten umzuwandeln – dies erfahren Sie im dritten Kapitel.
Sie lernen dabei nicht nur einen bunten Methodenkoffer kennen. Sie probieren jedes Tool auch praktisch an Ihrem Projekt aus.
Viel Spaß dabei – get your project started!
Wien, im September 2020 Ihr René Merten
„Mach es zu deinem Projekt!“, lautete einst die Werbung einer bekannten Baumarktkette. Dahinter steht die Intention, dass die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes vornehmlich von Ihrer Einstellung zum Vorhaben abhängt. Sie mag marketingmäßig zu steigendem Absatz von Baumaterial und Heimwerker-Utensilien geführt haben – stimmen tut sie nicht.
Nicht alles, was Sie gerne in Projektform umsetzen würden, eignet sich dazu – genauso wenig wie ein Auto zum Schwimmen taugt oder ein Dreirad zum Drachensteigen. Projekte zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass zumindest ein Teil des beabsichtigten Vorhabens neuartig ist. Wenn Sie zum Beispiel endlich einen Garagenflohmarkt ausrichten wollen, ist die Entrümpelung von Keller und Dachboden nicht per se neu – das tun viele Menschen. Neu ist dies aber insofern, als Sie es selbst noch nie gemacht haben. Helfen Sie beispielsweise federführend Ihrer Freundin bei der Organisation ihrer Hochzeit? Dann gründet die Neuartigkeit nicht im Event selbst, sondern darin, dass nun mithilfe Ihres persönlichen Einsatzes ein unvergessliches Erlebnis mit Erinnerungswert geschaffen wird. Typisch dafür ist stets eine gewisse Unsicherheit:
Wenn Sie sich solche oder ähnliche Fragen stellen, ist Ihr Vorhaben projektwürdig. Um es anders auszudrücken: Projekte leben von dem Risiko, dass sie scheitern können!
Ein zweiter wichtiger Punkt ist die notwendige Abgrenzung und inhaltliche Fokussierung. Einfach gerne etwas Neues ausprobieren, sich treiben lassen oder sich nicht selbst gedanklich einschränken wollen – das sind perfekte Voraussetzungen z. B. für eine lockere Zusammenkunft oder ein lustiges Wochenende mit Freunden, aber nicht für ein Projekt. Die projektmäßige Umsetzung hat vor allem den Sinn, Ihr Vorhaben zu steuern. Dazu müssen Sie festlegen, in welche Richtung es gehen soll – „Einfach raus aufs Meer!“ taugt als Kurs wenig. Wollen Sie weder nutzlose Energie aufwenden noch sich später über enttäuschte Erwartungen ärgern? Sie möchten keine handfesten Gefahren übersehen, sondern sich am Ende ehrlich über Ihren messbaren Erfolg freuen? Dann müssen Sie diesen vorher genau festlegen.
Keine große Hilfe wird Ihnen das Projektmanagement sein, wenn Sie beispielsweise lediglich ein Event besuchen oder allgemeine Ideen für neue Events schaffen wollen. Fragen Sie sich alleine oder gemeinsam mit einer vertrauten Person in solchen Fällen besser zunächst: Was möchte ich in der Zukunft konkret erreichen? Oder geben Sie sich einfach die Zeit, dies in Ruhe herauszufinden.
Projektideen resultieren oft aus ähnlichen Situationen: Sie haben
Oft reagieren Sie auch schlicht auf äußere Umstände: Beispielsweise steht der 80. Geburtstag Ihrer Uroma an. Oder Sie haben so viel Spaß an der ehrenamtlichen Mitarbeit in Ihrem Verein, dass Sie das kommende Sommerfest mitgestalten wollen. Vielleicht benötigt auch Ihr Umfeld Ihr Gespür für gute Partygelegenheiten, um einen runden Geburtstag auf einem ausgefallenen Urlaubsschiff zu organisieren?
Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage mit allen Pros und Kontras. Stellen Sie sich dabei vor, Sie würden einen Brief an Ihren besten Freund verfassen, der Ihre Nachricht während einer Dschungel-Expedition ohne Strom und Telefon liest. Er freut sich riesig darüber, nach langer Zeit von Ihnen zu hören. Allerdings weiß er nicht, was in den letzten Jahren in Ihrem Leben passiert ist, und kann auch nicht zurückfragen. Schreiben Sie Ihre Ausgangslage daher so einfach und klar wie möglich auf, am besten in ganzen Sätzen.
Worin genau besteht der derzeitige, unbefriedigende Zustand? Seit wann denken Sie schon so? Ist dem ein konkretes Ereignis, ein Schlüsselerlebnis oder eine Entscheidung vorausgegangen? Was geben Sie durch die erwünschte Veränderung auf? Und auf welche Personen in Ihrem Umfeld hätte die Veränderung noch Auswirkungen?
Projekte leben von Struktur, Zeit und Kommunikation.
Projektmanagement kann strukturiert denkenden Menschen helfen, sich nicht in Details zu verheddern. Viele Planungsmittel sind hoffnungslos überdimensioniert – es gelten daher einige grundlegende Regeln:
Statt ausgefeilter Computer-Software und hoch komplizierten Analysen tun es meist schlichte Stichwortsammlungen, Tabellen und Zeichnungen. Weniger strukturiert denkenden Menschen kann das Projektmanagement Sicherheit geben: Es werden Gedanken geordnet, dokumentiert, visualisiert und verständlich heruntergebrochen.
Auch wenn es Ihr persönliches Vorhaben und damit Ihr eigenes Projekt ist – es betrifft nie nur Sie alleine! Dessen Management erfordert daher die Kommunikation mit anderen Menschen. Dazu gehört, dass Sie Ihr Projekt erklären oder Unterstützung suchen. Vielleicht müssen Sie z. B. im engen Familienkreis um Zustimmung dafür werben, dass Sie Ihren runden Geburtstag nicht traditionell, sondern in einem ausgefallenen Escape-Room feiern und dafür spezielle Einladungen versenden möchten. Oder denken Sie an ein Überraschungsfest, für das Sie frühzeitig mit Vertrauten abklären müssen, wann die zu überraschende Person Zeit hat.
Auch „arbeitet“ Ihre geplante Veränderung in Ihnen. Möglicherweise kommen in Ihnen Zweifel über einen gewagten Schritt auf oder Sie müssen Ihre mentale Energie gerade auf viele andere Dinge richten und für Ihr Vorhaben bleibt wenig übrig. Dann geht es um die Kommunikation mit Ihnen selbst: Wie gehen Sie z. B. mit Niederlagen oder Komplikationen um? Welche Fehler verzeihen Sie sich selbst oder wie motivieren Sie sich, am Ball zu bleiben?
Und schließlich verlangt projektorientiertes Arbeiten nach einem persönlichen Zeitmanagement. Sich selbst und anderen Deadlines zu setzen und diese einzuhalten, einen Ablauf festzulegen, aber auch flexibel Termine bei Bedarf umzuplanen, zeichnet einen erfolgreichen Projektmanager aus.
Häufig scheitern Projekte an einem der drei Faktoren:
Projekte gibt es in den unterschiedlichsten Formen und Ausprägungen. Die Betriebsfeier in Ihrer Firma kann genauso als Projekt durchgeführt werden wie die Errichtung Ihres Eigenheims, der Autobahnausbau oder die Entwicklung einer App. Bei persönlichen Veränderungen treten jedoch einige Besonderheiten zutage.
Im Folgenden seien drei typische Beispiele erläutert, die in der Praxis häufig vorkommen: Wollen Sie eine große Familienfeier ausrichten, einen Wochenendflohmarkt abhalten oder eine Vereinsversammlung organisieren? Für jede dieser Projektarten erhalten Sie im Anschluss praktische Tipps. Aber egal, ob Sie sich dies oder etwas ganz anderes vornehmen – die hier angeführten Vorschläge werden Ihnen dabei helfen, ein Event nach Ihren ganz persönlichen Vorstellungen zu organisieren. Zudem werden Menschen zu Wort kommen, die diese Vorhaben tatsächlich verfolgt und erfolgreich beendet haben.
Checkliste „Projekt und Projektmanagement“
„Gut vorbedacht, schon halb gemacht“, so sagt es der Volksmund – und er hat unrecht, zumindest was Projekte anbetrifft. Eine solide Planung ist oft weit mehr als nur die halbe Miete. Darin steckt nicht nur die theoretische Darstellung all dessen, was später gemacht werden soll. Auch das Projektverständnis von Ihnen und allen anderen Beteiligten nimmt zu. Sie steigen tiefer ein in noch nicht durchdachte Bereiche. Sie hinterfragen Dinge, die Sie bislang für selbstverständlich gehalten haben oder die nur von Ihnen, aber nicht von den anderen so gesehen wurden. Mit einer guten Planung reift Ihr Vorhaben weiter, damit Sie später die Ernte einfahren können.
Beginnen Sie damit, Ihre Samen auszusäen!