Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos
© MEDIAactive, 2012
Primera edición, 2012
© 2012 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona (España)
www.marcombo.com
Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC
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ISBN por Marcombo: 978-84-267-1855-6
D.L.:
Printed in Spain
APRENDER OFFICE 2010 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS
100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Office 2010, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura las funciones comunes de la suite, tanto en el ámbito profesional como en el particular.
LA FORMA DE APRENDER
Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.
Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Office 2010 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.
LOS ARCHIVOS NECESARIOS
En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.
A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL
Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Office 2010, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.
Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Office.
OFFICE 2010
Office 2010 es la nueva versión de la famosísima suite de ofimática del mismo nombre. Entre las distintas aplicaciones que ofrece, hay cuatro que son, por su utilización, más conocidas y tratadas: Word, Excel, PowerPoint y Access. Word es un procesador de textos, Excel es un programa que crea y gestiona hojas de cálculo, PowerPoint es una aplicación que permite la creación y desarrollo de presentaciones multimediales y Access permite crear y gestionar bases de datos. Las cuatro aplicaciones son utilizadas tanto por usuarios particulares como por empresas por su fácil manejo, su efectividad y el amplio repertorio de útiles de que dispone.
Estas aplicaciones mantienen la interfaz, común al resto de aplicaciones de Office, basada en la denominada Cinta de opciones. Si las novedades parecen pocas, las mejoras que ofrece la presente versión son innumerables. Entre ellas destaca la vista Microsoft Office BackstageTM, incluida en el nuevo menú Archivo. En un mismo espacio agrupa, además de una lista de propiedades del objeto seleccionado, y de una vista previa, los comandos de abrir, guardar, gestionar los archivos. Este es, entre otros, uno de los aspectos destacables de esta versión.
1 Conocer la interfaz de Office 2010
2 Barra de herramientas de acceso rápido
3 Conocer y modificar la Cinta de opciones
4 Comprender y usar la nueva vista Backstage
5 Trabajar con la Barra de estado
6 Crear documentos nuevos
7 Abrir y cerrar documentos
8 Almacenar documentos
9 Almacenar en versiones anteriores
10 Imprimir documentos
11 Crear documentos en PDF/XPS
12 Seleccionar elementos
13 Usar la Barra de herramientas mini
14 Cortar, copiar y pegar
15 Utilizar el Portapapeles
16 Usar el comando Buscar y reemplazar
17 Usar los comandos Deshacer y Rehacer
18 Corregir la ortografía de un documento
19 Inspeccionar documentos
20 Usar la función Compatibilidad
21 Proteger documentos con contraseña
22 Definir un documento marcándolo como final
23 Administrar distintas versiones
24 Microsoft Word: Insertar texto
25 Aplicar atributos al texto
26 Modificar la alineación y el interlineado
27 Usar sangrías
28 Utilizar estilos y formatos
29 Emplear efectos visuales
30 Crear tabulaciones
31 Crear viñetas y listas
32 Insertar una portada
33 Añadir una imagen
34 Usar WordArt
35 Insertar letras capitulares
36 Insertar números de página
37 Crear y añadir columnas
38 Añadir un título
39 Añadir capturas de pantalla
40 Insertar símbolos
41 Añadir un comentario
42 Insertar un cuadro de texto
43 Crear y formatear tablas
44 Añadir encabezados y pies de página
45 Microsoft Excel: Conocer las hojas de un libro
46 Insertar, editar y eliminar datos
47 Comprender Excel: columnas y filas
48 Añadir y eliminar hojas, columnas y celdas
49 Ocultar hojas, filas y columnas
50 Reconocer los tipos de datos
51 Insertar y editar fórmulas
52 Utilizar las opciones de autorrelleno
53 Aplicar la función de Autosuma
54 Crear y utilizar las listas
55 Ordenar datos
56 Usar autofiltros
57 Validar datos
58 Orientar y alinear el contenido de una celda
59 Crear y aplicar estilos de celda
60 Aplicar el formato condicional
61 Crear y editar un gráfico
62 Formatear un gráfico
63 Crear y personalizar minigráficos
64 Crear y editar tablas dinámicas
65 Crear gráficos dinámicos
66 PowerPoint: Insertar y duplicar diapositivas
67 Mover y eliminar diapositivas
68 Añadir texto y aplicar formato en diapositivas
69 Utilizar y formatear cuadros de texto
70 Definir interlineado y alinear texto
71 Modificar el fondo de las diapositivas
72 Aplicar texturas, imágenes y degradados
73 Crear y almacenar diseños personalizados
74 Añadir el número de diapositiva
75 Añadir objetos
76 Dibujar formas
77 Trazar líneas y flechas
78 Insertar una imagen
79 Insertar y editar vídeos
80 Añadir botones de acción e hipervínculos
81 Añadir sonidos a la presentación
82 Añadir transiciones entre diapositivas
83 Realizar pruebas de temporización
84 Crear presentaciones personalizadas
85 Access: Crear una base de datos en blanco
86 Conocer los objetos de una base de datos
87 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos
88 Definir campos desde la vista Diseño
89 Insertar campos numéricos y de tipo Sí/No
90 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos
91 Definir una tabla
92 Designar un campo como clave principal
93 Introducir datos en una tabla
94 Ordenar la información de un campo
95 Filtrar los registros de una tabla
96 Utilizar filtros por formulario
97 Crear una consulta con el asistente
98 Utilizar autoformularios
99 Crear un formulario con el asistente
100 Crear un informe con el asistente
LA INTERFAZ DE OFFICE 2010 fue presentada como novedad en la versión precedente, de 2007, y está diseñada para que el usuario encuentre todas las herramientas de un modo sencillo. A lo largo de estos primeros ejercicios nos familiarizaremos con todos los elementos. Tras la instalación de la suite, el acceso a cualquiera de los programas de la suite de Microsoft Office 2010 se lleva a cabo desde el menú de Inicio de Windows, aunque puede crear accesos directos en el Escritorio a las aplicaciones que más utilice.
1.Desde el escritorio, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y, en la Barra de tareas, haga clic sobre el botón de Inicio. 
2.El proceso de apertura del programa es el mismo para cualquiera de las distintas aplicaciones de Microsoft Office 2010. Así pues, realizaremos este ejercicio sobre el procesador de textos de la suite Word. Haga clic sobre la opción Todos los programas, pulse sobre el comando Microsoft Office 
y seleccione el programa Microsoft Office Word 2010.
3.Una vez abierto el programa, ubicaremos los distintos elementos de interfaz que son comunes en todas las aplicaciones de Office 2010. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, que muestra en forma de icono tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. 
Más adelante mostraremos cómo personalizarla. El icono de la aplicación, situado en el extremo izquierdo de esta barra, permite gestionar la ventana del programa. Modificaremos el tamaño de la ventana de la aplicación. Pulse sobre este icono, que muestra una W de color azul, en el menú que se despliega, haga clic sobre el comando Restaurar. 
Puede personalizar la Cinta de opciones desde el cuadro de opciones del programa. Despliegue el menú Archivo y haga clic sobre el comando Opciones. Dentro de este cuadro, seleccione la categoría Personalizar la Cinta.
4.La ventana reduce sus dimensiones. En el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido, se encuentra un grupo de tres botones que se encargan de ejecutar tres de las acciones mostradas en el menú que acabamos de ver: Minimizar, Maximizar o Restaurar y cerrar la ventana del programa. Haga clic en el botón del medio de este grupo para maximizarla. 
5.Una vez restaurada la ventana, entraremos en la Vista Backstage. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones.
6.Más adelante nos ocuparemos de esta vista. Regresemos al área de trabajo, ocultemos los comandos de la Cinta de opciones y restablezcámoslos. Haga clic sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, pulse sobre el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho 
y vuelva a pulsar dicho botón de punta de flecha para restablecer los comandos y herramientas.
7.Terminaremos este ejercicio cerrando la aplicación Word. Pulse sobre el botón de aspa de su Barra de título.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO representó una novedad en la interfaz de Office 2007. En la versión de 2010 se ha mantenido ligeramente mejorada. La Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa en la parte superior de la interfaz de todas las aplicaciones de Office y está compuesta predeterminadamente por tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. La Barra de herramientas de acceso rápido tiene como objetivo facilitar el acceso a los comandos más utilizados por el usuario. Por esta razón, este elemento es personalizable en cuanto a los comandos mostrados.
1.En este ejercicio nos familiarizaremos con la Barra de herramientas de acceso rápido. Para empezar, abra de nuevo la aplicación de Office Word 2010 desde el menú de inicio de Windows.
2.Una vez cargada la aplicación, despliegue la Barra de herramientas de acceso rápido. Pulse sobre el botón que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la barra.
3.Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la primera sección se muestra una lista de los comandos de uso más frecuente y, por tanto, susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Los comandos enmarcados con un signo de verificación son los que ya forman parte de la barra. El menú se completa con dos opciones más: Más comandos, con el que seleccionamos cualquiera de los comandos disponibles en el programa, y Mostrar debajo de la cinta de opciones. Pulse sobre este último para comprobar su utilidad.
4.La Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa por debajo de la Cinta de opciones. Desde esta nueva posición personalizaremos el contenido de la barra. Haga clic sobre la punta de flecha de la misma para desplegar el menú de opciones, desactive el comando Deshacer.
5.Así se ocultan los comandos de la barra. Despliegue el menú de opciones, pulse sobre la opción Más comandos y seleccione con doble clic el comando Deshacer para restablecerlo.
6.De este modo tan sencillo añadimos comandos a la Barra de acceso rápido. Repita la operación (desplegar la barra, entrar en la opción Más comandos y pulsar doble clic para seleccionarlo) y seleccione el comando Copiar formato.
7.Con el comando Copiar formato todavía seleccionado, aprenderemos a quitarlo de la barra desde este cuadro. Pulse sobre el botón Quitar y a continuación salga del cuadro Opciones de Word pulsando el botón Aceptar.
8.Para finalizar, reinserte la Barra de herramientas de acceso rápido en su lugar. Despliéguela pulsando sobre la punta de flecha y seleccione el comando Mostrar encima de la cinta de opciones. 
LA CINTA DE OPCIONES FUE UNA NOVEDAD de la versión 2007 que sustituía las barras y menús, disponiendo los comandos y opciones dentro de pestañas y fichas, y dentro de éstos en grupos de herramientas. En la nueva versión de office se han mejorado algunos aspectos. La Cinta de opciones presenta novedades exclusivas en cuanto a su contenido en las distintas aplicaciones y se puede personalizar para que muestre aquellos comandos más útiles para el usuario.
1.La Cinta de opciones ocupa la parte superior del área de trabajo de las aplicaciones de Office. Para desplazarse de una pestaña a otra, sólo tiene que pulsar sobre ellas. Compruébelo. Haga clic sobre la pestaña Insertar y fíjese en las demás pestañas de esta cinta.
2.Abra la aplicación de Microsoft Office 2010 denominada PowerPoint desde el menú Inicio y compare las pestañas de la barra de herramientas de una y otra aplicación para constatar sus diferencias.
3.Fíjese en que hay pestañas comunes y pestañas distintas: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Revisar y Vista, a las no comunes: Transiciones, Animaciones, Presentación de diapositivas. Pulse sobre la pestaña Transiciones, observe los comandos y herramientas disponibles y despliegue la pestaña Animaciones pulsando sobre ella.
4.Si en algún momento quiere, puede ocultar la Cinta de opciones (no las pestañas) para tener más espacio disponible para trabajar. Tiene dos opciones para hacerlo: el icono que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la banda de pestañas o el doble clic sobre la pestaña activa. Haga doble clic sobre la pestaña Animaciones.
5.Para restablecer la Cinta de opciones, sólo tiene que pulsar sobre una pestaña y esta desplegará (visiblemente) sus comandos y herramientas. Aunque aparezca, en el momento que trabajemos sobre el documento, volverán a desaparecer. Compruébelo. Cambie a la pestaña Revisar para que aparezca la Cinta de opciones, y haga clic en el área de trabajo para que desaparezca.
6.Regrese la Cinta de opciones. Haga clic sobre el icono que muestra una punta de flecha que señala hacia abajo.
7.Como ha sucedido con la Barra de acceso rápido, podemos personalizar la Cinta de opciones agregándole botones, comandos, acciones. Para ello, pulse con el botón derecho sobre el icono de punta de flecha y seleccione la opción Personalizar la cinta de opciones.
8.Se abre un cuadro Opciones donde podemos agregar o quitar pestañas, insertar o elidir comandos. Esto es útil cuando las necesidades de trabajo son específicas. Como en el ejercicio de la Barra de herramientas de acceso rápido, sólo tendríamos que seleccionar un comando del cuadro izquierdo y añadirlo a la Cinta de opciones. Salga del cuadro apretando al botón Cancelar.
LA VISTA BACKSTAGE DE MICROSOFT OFFICE no sólo es la gran novedad de esta versión, sustituyendo el menú de archivos y rein-ventando el Botón de Office de la versión precedente, es el centro de operaciones de las aplicaciones de la suite. Desde la preparación, la gestión y hasta la finalización de los documentos resulta sencilla e intuitiva con esta nueva vista. En este sencillo ejercicio, en el que seguiremos con la aplicación PowerPoint, aprenderemos a habituarnos a esta vista.
1.La pestaña Archivo cambia de color según la aplicación de Office a la que pertenece, según el color de la interfaz del programa. En Word es azul, en Excel, verde y en Access, fucsia. Haga clic sobre la pestaña Archivo.
2.Los cuatro primeros comandos permiten guardar, abrir y cerrar documentos. Haga clic sobre el comando Reciente, debajo del comando Información.
3.El comando Reciente muestra una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado. Esta lista se actualiza a medida que el usuario use distintos archivos. Si desea que un documento permanezca siempre en esta lista puede fijarlo de la siguiente forma: haga clic sobre el icono que muestra un pin en la parte derecha del nombre del archivo reciente para “clavarlo” en el panel.
4.La opción situada en la parte inferior del panel, que por defecto está desactivada, permite situar nuevos accesos a documentos recientes en el panel de comandos. Haga clic en la casilla de verificación de esta opción, denominada Obtener acceso rápidamente a este número de documentos recientes.
5.Desde el comando Nuevo es posible crear nuevos documentos en blanco, así como basados en plantillas o en otros documentos existentes. Pulse sobre el comando Imprimir.
6.Microsoft ha centralizado en la vista Backstage todas las opciones relacionadas con la impresión y la preparación previa de los documentos. Pulse ahora sobre el comando Guardar y enviar.
7.Encontramos todas las opciones de envío y almacenamiento especial de los documentos. En cuanto al apartado Tipos de archivo, el número de opciones también suele variar de un programa a otro, aunque las denominadas cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS son comunes en todas las aplicaciones. En el comando Ayuda hallará todo lo necesario para solventar sus problemas, ya sea desde la ayuda del programa o conectándose a Internet. En ese mismo comando hallará toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones, con el que ya hemos trabajado en alguna ocasión, y salir de la aplicación. Para concluir, haga clic sobre el comando Salir.
LA BARRA DE ESTADO SE HALLA ubicada en la parte inferior del área de trabajo y desempeña dos funciones principales: mostrar información acerca del estado del documento y permitir la gestión de la visualización del mismo, mediante las distintas vistas y el zoom. En este ejercicio conocerá cómo gestionar la Barra de estado de las aplicaciones de Office. Para ello, tendremos la aplicación Word de la suite abierta en primer plano.
1.La parte izquierda de la Barra de estado se encuentra ocupada por información propia de los documentos generados con la aplicación, como el número de páginas y de palabras o el idioma utilizado como corrector ortográfico. En la parte derecha de la barra se encuentran los comandos de zoom, comunes en todas las aplicaciones. Disminuya el nivel de zoom de 100 a 90 arrastrando el control deslizante hacia el signo -.
2.Los comandos situados a la izquierda de los destinados a la gestión del zoom en los documentos permiten cambiar entre las distintas vistas que ofrece un programa. Estas vistas son distintas para cada una de las aplicaciones, por lo que no realizaremos un estudio detallado de ellas. La personalización de la Barra de estado se lleva a cabo mediante el menú contextual de la misma y permite agregar y ocultar comandos y funciones. Para comprobar cuáles son estos comandos y funciones en el caso de Word, haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la barra para desplegar el menú contextual.
3.El menú contextual Personalizar barra de estado muestra la lista de comandos y funciones que pueden visualizarse en dicha barra cuando se ejecutan. Las que se encuentran marcadas con un signo de verificación son las activadas, aunque esto no significa que todas sean visibles a la vez. Las tres últimas opciones del menú pertenecen a los comandos situados en la parte derecha de la barra, es decir, a los accesos directos a las vistas del documento y al zoom. Seleccione la opción Control deslizante del zoom y desmárquela pulsando sobre este comando.
4.A continuación nos desharemos del menú contextual. Para ello, pulse con el ratón sobre el área de trabajo.
5.El control deslizante del zoom ha desaparecido de la Barra de estado. Así es como se puede personalizar este elemento de la interfaz de los programas de la suite. El proceso para recuperar el comando oculto es el mismo que acabamos de ver. Veamos. Haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la Barra de estado y, en el menú contextual que se despliega, active de nuevo la opción de verificación Control deslizante del zoom.
CON LAS MEJORAS APLICADAS a la suite de Microsoft Office, crear documentos es muy sencillo. Podemos crear documentos nuevos desde el menú contextual desplegado dentro de, por ejemplo, una carpeta. Podemos crear documentos nuevos desde el comando Nuevo, desde la vista Backstage de Microsoft Office. El catálogo de plantillas ha sido renovado en esta versión de la suite. En este ejercicio le mostraremos cómo crear nuevos documentos. Llevaremos a cabo este ejercicio desde la aplicación PowerPoint, aunque sepa que el procedimiento que seguiremos es aplicable a todos los programas de Office.
1.Crearemos un nuevo documento en blanco. Haga clic sobre la pestaña Archivo, dentro de la vista Backstage de Microsoft Office sitúese en el comando Nuevo y sin modificar la opción Documento en blanco que aparecerá seleccionada por defecto, pulse el botón Crear.
2.Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene el nombre y se le añade un 2.
3.A continuación utilizaremos un documento existente como base para un documento nuevo. Le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Helio.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo y en el panel Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente.
4.Se abre un cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. Localice el archivo Helio.pptx, selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo.
5.Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Helio.pptx). Haga clic sobre la ficha Vista, pulse sobre el comando Cambiar ventanas para ver qué ventanas hay abiertas y haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano.
6.Por último, creemos un documento a partir de una plantilla. Entre en la vista Backstage ubicándose en el comando Nuevo, en la sección Plantillas y temas disponibles, seleccione la opción Plantillas de ejemplo.
7.Para crear una nueva presentación basada en una de estas plantillas, seleccione en el panel de la vista Backstage la plantilla Álbum de fotos moderno y pulse el botón Crear para obtener el documento Presentación4.
MICROSOFT OFFICE 2010 ofrece muchas vías de apertura y cierre de documentos. La apertura de documentos puede llevarse a cabo desde el comando apropiado de la nueva vista Backstage, el comando Abrir, las listas de archivos recientes ubicados en la vista. Por otra parte, podemos cerrar los documentos usando el comando Cerrar desde la vista Backstage. Alguna de las aplicaciones permite cerrar el programa con el botón con forma de aspa, otras aplicaciones sólo cierran del documento.
1.En este ejercicio le mostraremos cómo abrir y cerrar documentos en Office. Empezaremos abriendo en el área de trabajo de PowerPoint una presentación en concreto, la que hemos utilizado como plantilla en la lección anterior, Helio.pptx. Haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage de Microsoft Office y pulse sobre el comando Abrir.
2.Se abre el cuadro de diálogo Abrir, común en todas las aplicaciones de la suite. Este cuadro se abre mostrando el contenido de la biblioteca de documentos de Windows, en la que deberá localizar el archivo que desea abrir. Seleccione el archivo Helio.pptx con un clic y pulse el botón Abrir.
3.Observe la Barra de título para cerciorarse de que el documento abierto es el correcto. Una vez abierto, ¿cómo cerramos el documento? En el caso de PowerPoint, el programa sólo cuenta con un botón de aspa. Otra opción es dirigirse a la vista Backstage para cerrar sólo el documento activo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
4.Como no hemos realizado ninguna modificación sobre el documento, el programa lo cierra directamente. Cerraremos del mismo modo otro de los documentos de los que se encuentran abiertos en un segundo plano. Sitúese en la ficha Vista de la Cinta de opciones, despliegue el comando Cambiar ventanas pulse sobre el documento denominado Presentación2 para situarlo en primer plano.
5.Haga clic una vez más sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
6.Ahora imagine que desea volver a trabajar con alguno de los documentos utilizados. En estos casos, lo mejor y más rápido es dirigirse a la lista de archivos recientes de la aplicación. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Reciente.
7.Según los documentos con los que haya trabajado en el programa, esta lista será más o menos larga. Para abrir alguno de los archivos aquí reflejados, en este caso, la presentación Helio.pptx, haga clic sobre él.
8.El archivo vuelve a abrirse sin problemas. Termine este sencillo ejercicio desplegando una última vez la vista Backstage y pulsando sobre el comando Cerrar.
PARA REGISTRAR LOS AVANCES realizados es necesario guardar o almacenar el archivo tratado. Si bien los procesos para salvar los cambios son idénticos en todas las aplicaciones de la suite, ello no quiere decir que la extensión de los programas sea la misma. Siendo programas de ofimática diferentes, Word muestra la extensión .docx, Excel el formato .xlsx, Access tiene como extensión archivos .accdb y PowerPoint con formato .pptx. En este ejercicio le mostraremos las distintas formas de guardar los trabajos realizados en Office 2010.
1.Empezaremos trabajando con el documento Presentación4, basado en una de las plantillas de ejemplo tratada en un ejercicio anterior. Como todavía no la hemos almacenado, haga clic sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, pulse en la parte superior de la Barra de desplazamiento vertical de la lista de carpetas de este cuadro y haga clic sobre el elemento Escritorio.
Además del botón de acceso rápido, y de los pertinentes comandos de la vista Backstage, puede almacenar sus datos usando la combinación de teclas CTRL + G.
2.Si usted también eligió en su momento la plantilla de ejemplo Álbum de fotos moderno, seleccione el nombre del archivo del cuadro de diálogo, escriba el término Fotos modernas y pulse sobre el botón Guardar.
3.Entre en la vista Backstage, pulse sobre el comando Guardar como para abrir el cuadro Guardar como, y en el campo Nombre de archivo modifique el término escribiendo Fotos modernas222.
4.A continuación debe almacenar este documento basado en otro. Pulse el botón Guardar, verá que el documento nuevo, Fotos modernas222.pptx, reemplaza al archivo origianl.
5.Borraremos la diapositiva número seis. Seleccione en el panel de diapositivas la número seis y pulse la tecla Suprimir.
6.Registre el cambio usando la tecla Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, seleccione la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
7.De este modo veremos qué hemos hecho y qué ha ocurrido. A continuación, muestre la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes, haga clic sobre la presentación denominada Fotos modernas222.pptx.
8.Entre de nuevo en vista Backstage, seleccione el comando Compartir y de entre las opciones comunes Cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS, seleccione la opción Presentación de la opción Cambiar el tipo de archivo.
9.Los tipos de archivo presentados se adaptan al formato generado por la aplicación trabajada. Una vez mostrado cómo almacenar los avances, cerraremos la aplicación. Haga clic sobre el comando Cerrar y compruebe que no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint.