Leben in Balance
Impulse für ein
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Informationen sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
ISBN 978-3-7664-8012-5
Im Vertrieb von: Jünger Medien Verlag + Burckhardthaus-Laetare GmbH, Offenbach
Herausgeber: Gabal e.V.
Umschlag: Martin Zech, Bremen
Redaktion: Jünger Medien Verlag, Offenbach
Korrektur und Lektorat: Anja Hilgarth, Herzogenaurach
Satz und Layout: Salzland Druck, Staßfurt
© 2014 Jünger Medien Verlag, Offenbach
Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.
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Vorwort
Von Hanspeter Reiter
Wafi Al-Baghdadi
Das Selbstmanagement 2.0:
Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement für mehr Lebensqualität
Björn Begemann
Selbstbalance statt Worklife Balance mit „Persönl-ICH-keit“
Frank Caspers
Führe Regie in Deinem Lebensfilm
Bettina Fieber
Gesund durch das Arbeitsleben?
Wie Arbeitnehmer ihre Gesundheit lange erhalten und ihre Lebensqualität steigern
Reinhard Fukerider
Das Leben vom Ende her denken! – Impulse des Life-Cycle-Coachings für Sinn,
Klarheit und Leichtigkeit im Leben
Vera Gemein
Setzen Sie die Segel und nehmen Sie Kurs
Stefan Goes
Werteorientierung und Aufrichtigkeit –Die
eigenen Ziele nachhaltiger erreichen
Monika Harder
Nocebo-Effekte: Die Unbewusste Macht von Denkprozessen
Antje Heimsoeth
Mit mentaler Stärke zu mehr Worklife Balance
Annette Krenovsky
„Ich mach’s auf meine Weise!“
Siegfried Lachmann
Dreamdays – Den roten Faden im Leben entdecken
Ulrich Mahr
Die Transformation der Worklife Balance –
Das Think balanced™-Modell für Halbmenschen der ökonomisierten Welt
Monika Mischek
Veränderung macht Sinn und gute Gefühle
Michael Ohlmer
„Wie man sich an den eigenen Haaren aus dem Sumpf zieht …“
Ein Selbst-Erneuerungsprozess in 8 Etappen
Silvia Richter-Kaupp
Wie Sie schnell und leicht Zustände innerer Zerrissenheit auflösen und klare
Entscheidungen treffen
Wolfgang Schmitz/Britta Sösemann
Effizientes Lesen: Schlüsselkompetenz für ein erfolgreiches Zeitmanagement
Gerda Schneider
Zeit für die wichtigen Dinge im Leben
Christiane Wittig
Mehr, schneller, höher, weiter ... Ich habe die Schnauze voll
dieser Sammelband nimmt das Thema des GABAL-Herbst-Impulstages 2012 mit dem Titel „Weiterbildung für einen ausgewogenen Lebenswandel“ auf: Dort vermittelte Impulse finden Sie wieder, ergänzt durch viele weitere. Für diese aktuelle Aufsatzsammlung haben wir die klassischere Titel-Variante gewählt, zu der es bereits vor mehreren Jahren ein Zwei-Tages-Symposium von GABAL gegeben hatte: Ein absoluter Dauerbrenner also!
Und einen absoluten Experten der Thematik haben wir zudem 2012 zum Ehrenmitglied von GABAL e.V. ernannt: Prof. Lothar Seiwert, den „Zeitmanagement-Papst“. Mit eben dieser Perspektive beginnt das Füllhorn voller Wissen und Anwenden sich vor Ihnen zu „leeren“, weitere Impulse folgen Schritt für Schritt. Es geht darum, Veränderungen wahr- wie auch anzunehmen. Sie vielleicht überhaupt erst zu erkennen, um mit ihnen umgehen zu können. Mit Selbstmanagement das eigene Leben in den Griff kriegen, für Lebensqualität sorgen, ein gutes Leben ganz nach Wunsch führen: Werte überprüfen, schlicht „entschleunigen“, Balance erreichen.
Was Sie daraus für sich persönlich entnehmen werden, was für Ihr Business als Trainer – Berater – Coach - Führungskraft, das entscheiden Sie spontan beim der Lektüre der 18 Perspektiven. Kompakt geschrieben von Mitgliedern und Freunden des GABAL e.V., die diesen Weg gewählt haben, ihre Erfahrung zu vermitteln: Statt ein umfangreiches Buch zu veröffentlichen, haben sie wertvolle Impulse für Sie auf den Punkt gebracht ...
Lassen Sie sich viel Vergnügen wie auch Gewinn wünschen! Ich grüße Sie herzlich
Hanspeter Reiter
Vorstandssprecher GABAL e.V., Januar 2014
… auch im Namen meiner Kolleginnen und Kollegen in Vorstand und Geschäftsstelle
PS: Wenn Sie möchten, finden Sie weitere Impulse in der GABAL-Broschüre „Meine persönliche Zukunftsfähigkeit und was ich dafür tun kann“ als pdf: Einfach runterladen unter Medien – Broschüren via www.gabal.de
Diplom-Kaufmann
Studium der Betriebswirtschaft an der Universität zu Köln (Dipl.-Kfm.) Promotion an den Universitäten zu Köln und Dortmund (Dr. rer. pol.) Fundierte psychologische Kenntnisse Ausbildung in der Transaktionsanalyse (TA) (Odenwald-Institut) Abschluss aller Ausbildungsstufen der Neuro-Linguistischen Programmierung (NLP) bei Robert Dilts an der NLPU, University of Cal., Santa Cruz 23-jährige – auch schon während des Studiums – Berufserfahrung, davon 13 Jahre in leitenden Positionen Dreijährige Leitung einer Abteilung in einem internationalen Projekt in Riad, Saudi-Arabien Seit 1989 selbstständiger Managementberater und Executive Coach bei namhaften Unternehmen in Deutschland Seminare und Vorträge in Deutsch, Arabisch und Englisch Autor der Bücher: Unternehmen vitalisieren – Mehr Dynamik und Effizienz mit 360°-Teams, mi-verlag; (Re-)Design der eigenen Zukunft: Erfolg – Lebensqualität – persönliches Wachstum, expert Verlag zahlreiche Veröffentlichungen in der Fachpresse
www.al-baghdadi.de
Das Thema Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement ist aktueller denn je. Gestiegene Anforderungen der Führungskräfte an ihre Mitarbeiter, (selbstgemacht und teilweise künstlich) erzeugter Druck und verursachter Stress, knappe Ressourcen und nicht zuletzt gesetzte Termine zwingen sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter, nach Möglichkeiten zu suchen, sich und ihre Zeit besser zu organisieren und nach mehr Lebensqualität zu streben.
Der folgende Artikel zeigt praktische Ansätze auf, wie das Thema Zeitmanagement ganzheitlich zu betrachten ist, die Tagesplanung vereinfacht, sehr flexibel erstellt und umgesetzt werden kann und wie eine verbesserte Lebensqualität mit einem effizienten Zeitmanagement zu erreichen ist.
Modernes Zeitmanagement orientiert sich an drei Dimensionen:
Dimension 1: Wichtigkeit vs. Dringlichkeit
Nicht alle wichtigen Dinge sind dringlich und nicht alle dringlichen Dinge sind wichtig. Gleichgültig ob es sich beim Zeitmanagement um die Tages-, Monats-, Jahres- oder eben die Lebensplanung handelt – die zentrale Frage ist immer: Wie wichtig ist das, was zu planen und auszuführen ist? Denn Wichtigkeiten stehen im Zentrum angestrebter persönlicher und beruflicher Erfolge.
Dimension 2: Gewichtung der Aufgaben
Aufbauend auf der ersten Dimension ist eine Aufgabengewichtung vorzunehmen, um folgende grundlegende Entscheidung zu treffen: Wie müssen die Prioritäten, d. h. die Reihenfolge der auszuführenden Aufgaben, gesetzt werden, damit eine weitgehend flexible Ausführung möglich wird? Hierdurch wird die Basis zur Unterstützung des Strebens nach Erfolg gelegt.
Dimension 3: Zielintegration
Damit die „Zeitmanagement-Box“ ihre Form erhält, kommt ein ganzheitliches System der zu definierenden und zu verfolgenden Ziele hinzu: Visionen bzw. Lebensziel(e), Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele. Mit der Dimension der Zielintegration werden die wesentlichen Bausteine im Dienste einer verbesserten Lebensqualität zur Verfügung gestellt.
Wer Erfolg sucht, orientiert sich in der Regel (i.d.R.) an Wichtigkeiten. Im beruflichen Leben werden i.d.R. Mitarbeiter und Führungskräfte entsprechend der Wichtigkeit ihrer Aufgabe(n) gemessen und entsprechend entlohnt. Dies ist ein ungeschriebenes natürliches Gesetzt. Folglich gilt: Wer Erfolg sucht, muss seine Sinne für Wichtigkeiten schärfen, diese suchen und sie in seine Planung für eine zielorientierte Umsetzung einbauen.
Folglich wissen erfolgreiche Führungskräfte, was für sie und für ihr Unternehmen wichtig ist und was ihnen zum direkten Erfolg verhilft. Hierzu zählen ihre Kern- bzw. Schlüsselaufgaben, wie z.B. die Beherrschung erfolgsorientierter Zielsetzung, Entwicklung kreativer Ansätze, Planung und Entscheidung von Maßnahmen, die ihre Organisationseinheit erfolgreich machen, effiziente Koordination und Delegation, Kompetenz-bezogener Mitarbeitereinsatz, Mitarbeiterentwicklung und -motivation, Zielvereinbarung und Zielkontrolle.
Entweder sie haben das berühmte „Näschen“ dafür, oder sie müssen ihre Wahrnehmungskräfte permanent so trainieren, dass sie das Wesentliche in ihrem Beruf sukzessiv herausfinden und in das Zentrum ihrer täglichen Aufgaben stellen, sich darauf konzentrieren und es mit Erfolg praktizieren. Das ist kein einfacher Weg, aber begehbar und bezwingbar. Denn erfolgreiche Menschen handeln nach der Maxime: Schwer, aber machbar!
Die Kernfrage, die das Wesentliche vom Unwesentlichen trennt, lautet: Was bedeutet das, was ich plane/gerade erledigen will, für meinen persönlichen Erfolg bzw. für den Erfolg des Unternehmens?
Erfolgreiche Menschen stellen sich diese Frage permanent, bewusst und intuitiv vor der Aufnahme und während der Bearbeitung ihrer Aufgaben oder Aufgabenteile und geben sich auch eine authentische Antwort. Sie trennen nicht die Spreu vom Weizen, sondern sie selektieren den Weizen! Damit trainieren sie immer wieder ihre (unbewusste) Kompetenz für mehr berufliche und private Erfolge, verstärken ihre eigenen Erfolgserlebnisse und -gefühle und erhöhen ihren Zufriedenheitsgrad; die Signale ihrer Erfolge werden intensiviert gesendet und aufgenommen. Dadurch wächst stetig ihre autonome Selbstmotivation – ein äußerst positiver Prozess im Sinne ihrer Karriere und ihres Privatlebens.
Dringliche Vorgänge sind oft fremdbestimmt und müssen (i.d.R. sofort) erledigt werden; man reagiert dabei und erlebt Druck, Stress und Frustgefühle. Unzufriedenheit ist die Folge. Arbeiten für andere werden/sind erledigt, während man selbst auf der Strecke bleibt.
Wichtigkeiten haben andere, viel mehr positive Besonderheiten: Man will sie gerne erledigen; doch überwiegt das Agieren und nicht das Reagieren. Identifikationsgrad und Selbstmotivation sind hoch und weitere Begleiterscheinungen wichtiger Aufgaben sind hohe Bedeutung und echte Wertschöpfung, Effektivität, Erfolg und Zufriedenheit, Spaß und Freude bei der Durchführung.
Der Kontext zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit ist insbesondere im sog. Eisenhower-Prinzip interessant wiedergegeben:
Das Eisenhower-Prinzip ist benannt nach Dwight David Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA. In zahlreichen Beiträgen (s. Google) wird berichtet, dass er als Praktiker ein Befürworter dieser Methode war, nach der Aufgaben entsprechend einer einfachen Matrix kategorisiert werden können mit dem Ziel, Prioritäten einfacher zu ermitteln und zu manifestieren.
Zu diesem Zweck wird ein Quadrat (s. Grafik) gezeichnet, an dessen vertikalen Seiten die Wichtigkeit, mit den Enden hoch und niedrig, und an den horizontalen Linien die Dringlichkeit, ebenso mit den Enden hoch und niedrig, abzulesen sind. Entsprechend der Kombinationen besteht das Quadrat aus vier Quadranten:
Abbildung 1: Das Eisenhower-Prinzip
Demnach kennzeichnet Q1 Aufgaben, die wichtig und dringlich sind; Q2 Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind; Q3 Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringlich sind und Q4 Aktivitäten, die weder wichtig noch dringlich sind.1
Q1 gibt Schlüssel- bzw. Kernaufgaben wieder, die häufig nicht delegierbar und sofort anzugehen sind; sie verlangen erhöhte Aufmerksamkeit und schnelles Agieren/Reagieren; sie spiegeln Krisen, ernsthafte Konflikte, bedeutende Probleme mit Folgen oder sensible Situationen mit Alarmzustand. Werden sie nicht sofort erledigt, können ernsthafte Verluste entstehen.
Q2 umfasst (sehr) wichtige Aufgaben, die jedoch Zeit haben. In diesem Quadranten sind Schlüsselaufgaben und Eigenverantwortlichkeiten zu finden, die zu segmentieren und entsprechend zu planen sind oder in die „berühmte“ Wiedervorlage wandern. Handelt es sich in diesem Quadranten um langfristige Aufgaben und Projekte, sind ihre Segmente rechtzeitig in die jeweilige Monats- oder Tagesplanung aufzunehmen und entsprechend zu erledigen. Damit wird das 5-vor-12-Syndrom vermieden.
Q3 weist (meist angebliche) Dringlichkeiten mit niedriger Bedeutung bzw. Aktivitäten, die mit Terminen verbunden sind, auf. Sofortige Erledigung wird von externen Stellen verlangt. Beispiele hierfür sind die zahlreichen E-Mails, Telefonate, langwierigen Besprechungen, und auch Aufträge und Arbeiten, die sich von selbst erledigen oder die vom Auftraggeber selbst hätten bearbeitet werden können. Hier ist entweder das Delegieren sowie der Gebrauch des konstruktiven Neins zu empfehlen oder das sofortige Selbst-Erledigen in einem dafür vorgesehenen zeitlichen Block.
Q4 enthält zahlreiche Tätigkeiten und Aktivitäten, die keine oder nur geringe Bedeutung haben, wie privates Surfen oder Einkaufen im Internet, privater Schwatz, nutzlose Besprechungen mit Anwesenheitspflicht, oder Sitzungen und Telefonate, deren Bedeutungslosigkeit erst später festgestellt wird. Auch das Suchen nach Unterlagen wegen fehlender Ordnung oder Struktur, lange oder unklare Informations- und Kommunikationswege zählen dazu. Hier sind die Tätigkeiten wertlos und wertvolle Zeit wird definitiv verschleudert. Solche Tätigkeiten sind zu ignorieren oder zu sammeln, um zu überprüfen, ob sie sich eventuell von selbst erledigt haben. Tätigkeiten in Q4, die man selbst ausführt, wie im Internet surfen, ausgedehnte private Gespräche und Unterhaltungen führen, sollen grundsätzlich vermieden werden.
Unter Gewichtung der Aufgaben ist hier eine Aufteilung zu verstehen, welche Aufgaben bzw. Tätigkeiten real für die Person und für das Unternehmen von grundlegender Bedeutung sind und welche mäßige Bedeutung oder fast überhaupt keine haben. Ein gutes Instrument, um dies herauszufinden, liefert die ABC-Analyse.
Hierbei wird zunächst das Aufgabenvolumen der Person im Unternehmen während eines festzulegenden Zeitraums ermittelt und als Gesamtinput (= 100%) betrachtet. Anschließend ist das erzielte Ergebnis, der Output (= 100%), d.h. die erlangte Wertschöpfung heranzuziehen. Bei der Analyse der Aufgabenmenge in Bezug auf ihre Bedeutung für die Wertschöpfung im Unternehmen können – wie die Abbildung 2 zeigt – folgende Erkenntnisse gewonnen werden:
Nur ein geringer Teil der Aufgaben leistet einen sehr hohen Beitrag zur Wertschöpfung in der Abteilung bzw. im und für das Unternehmen. Diese Aufgaben sind jedoch entscheidend und sehr wichtig; sie sind die Kern- bzw. Schlüsselaufgaben dieser Person bzw. der Abteilung. Sie sind u. U. von strategischer Bedeutung und tragen zum Erfolg des Unternehmens bei. Ein geringer Input liefert also einen überproportionalen Beitrag zum Erfolg im Unternehmen. Aufgaben, die in diese Definition fallen, sind die A-Aufgaben. Auf diese Aufgaben sollen/müssen sich die Mitarbeiter und Führungskräfte konzentrieren, denn sie gewährleisten in hohem Maße die weitere Existenz bzw. das Wachstum des Unternehmens.
Darüber hinaus gibt es Aufgaben, deren Gesamtmenge in dem Maße mittelmäßig ist wie ihr Beitrag am gesamten Erfolg bzw. an der Wertschöpfung. Das sind die B-Aufgaben. Sie sind durchaus wichtig, jedoch in ihrer Art delegierbar; dies ist das wesentliche Unterscheidungsmerkmal zu den A-Aufgaben, die i.d.R. nicht delegierbar sind.
Die restlichen Aufgaben liegen im C-Feld, die hier als „Kleinkram“ und Unwichtigkeiten zu charakterisieren sind; ihre Menge ist recht hoch, das dabei zu erzielende Ergebnis, d.h. ihr Beitrag zur Wertschöpfung und zum Erfolg im Unternehmen, ist gering bis null. Die Praxis zeigt jedoch, dass ein Teil als Muss- und ein Teil als Kann-Kleinkram zu werten ist. Hier gilt es herauszufinden, welche dieser Aufgaben/Tätigkeiten bzw. welche in ihrer Menge reduziert werden können, um mehr Effektivität zu erlangen.
Abbildung 2: Das Diagramm der ABC-Analyse
Sinn der ABC-Analyse ist es, die folgende sehr wichtige Erkenntnis zu gewinnen: Mit dem minimalen Aufwand den höchstmöglichen Ertrag, die höchstmögliche Wertschöpfung und somit das optimalste Ergebnis anzustreben. Das bedeutet, die persönliche Konzentration und Energien dem Wesentlichen zu widmen und somit die A-Aufgaben in den Fokus der Planung und Umsetzung zu stellen.
Bis jetzt wurden das Eisenhower-Prinzip, das als wichtigste Grundlage für das Setzen von Prioritäten herangezogen werden kann, und die ABC-Analyse, als Bewertungsansatz einzelner Tätigkeiten und Aufgaben, getrennt dargelegt. Beide sind effiziente Werkzeuge für ein strukturiertes und zielbewusstes Zeitmanagement.
Werden beide Methoden miteinander verknüpft, wird der sachliche Zusammenhang zwischen Aufgabenart und ihrer Bedeutung für die tägliche Arbeit erleichtert; das Setzen der Prioritäten, sprich das Bestimmen der Reihenfolge der zu erledigenden Tätigkeiten, basiert so auf einer logischen und pragmatischen Grundlage, sodass die Zuordnung der einzelnen Aufgaben in der Tagesplanung vereinfacht wird. Abbildung 3 zeigt das Verknüpfen beider Methoden zu einem effizienten Werkzeug des Zeitmanagements.
Abbildung 3: Das Eisenhower-Prinzip gekoppelt an die ABC-Analyse
Mithilfe dieser Grafik können die Aufgaben gemäß ihrer Art und Bedeutung den jeweiligen Quadranten 1-4 zugeordnet werden: Entsprechend der Dringlichkeit werden sie in Quadrant 1 (wichtig und dringlich) oder 2 (wichtig; die Aufgabe hat Zeit) platziert. Dabei teile ich (horizontal) die Quadranten 1 und 2 symbolisch in zwei Bereiche: Der obere Teil umfasst die sehr wichtigen (Kern- bzw. Schlüsselaufgaben), die A-Aufgaben; der untere Bereich repräsentiert die wichtigen, jedoch delegierbaren B-Aufgaben.
„Das überproportionale Verhältnis zwischen Output (in Form des betrieblichen oder beruflichen Erfolgs) und Input (Art der jeweiligen Aufgaben aus Quadranten 1 und 2) zeigt die Erfordernis, die jeweils angestrebte Tätigkeit nicht nur auf das Verhältnis Wichtigkeit/Dringlichkeit hin zu überprüfen, sondern auch auf ihre Effektivität, Bedeutung und somit ihren unmittelbaren Beitrag zum Erfolg; sie hilft der Führungskraft zu erkennen, notwendige Energien, Kräfte, Ressourcen und Aufmerksamkeiten auf die Aufgaben dieser Quadranten zu lenken und zu konzentrieren; denn diese sind der Garant für den Erfolg. Aufgaben im Quadranten 3 (und u.U. 4) sind dann entsprechend ihrer aktuellen Bedeutung zu berücksichtigen.“2
Die bekannte SMART-Formel (Specific, Measurable, Accepted, Realistic, Timely) ist meines Erachtens nur als Basis für die Definition einfacher Ziele ausreichend. Bei qualifizierten Zielen sind weitere Aspekte zu berücksichtigen bzw. Fragen zu beantworten, um die Ressourcen bewusst zu planen und auf potenzielle Schwierigkeiten während des Realisierungsprozesses vorbereitet zu sein. Dazu müssen folgende Fragen ehrlich beantwortet werden:
Zeitmanagementziele sind lang-, mittel- und kurzfristig. Sie können (Bestandteile von) Visionen, Jahres-, Monats, Wochen- oder Tagesziele sein. Sind sie kurzfristiger Natur, ist es wichtig, dass sie konkret, messbar und kontrollierbar definiert sind. Visionen dagegen müssen nicht unbedingt spezifisch sein, da sie aufgrund ihrer Langfristigkeit zu segmentieren sind; die Segmente wiederum spiegeln dann kurzfristige Ziele wider, für die die oben erwähnte SMART-Definition angewandt werden kann.
Hervorzuheben und zu empfehlen ist es, qualifizierte Tagesziele, die sich auf Erfolg und Lebensqualität beziehen, in ihrem Zusammenhang mit ihren übergeordneten Zielen zu sehen und entsprechend zu definieren und zu verfolgen. So wird ein ganzheitliches Konzept umgesetzt, in dem die Integration der langfristigen mit den mittel- und kurzfristigen Zielen erfolgt. Die Realisierung der Tagesziele sind somit die einzelnen Bausteine, die für die Vervollständigung des gesamten Bauwerks, für die Vision, notwendig sind. Die Zielintegration ist dann (grafisch gesehen) die dritte benötigte Dimension, die die oben erklärten zwei anderen Dimensionen ergänzt, um das gesamte Thema Zeitmanagement zu verkörpern bzw. widerzuspiegeln.
Sehr oft werden die Begriffe Tagesplan und „To-do-Liste“ verwechselt oder beide Begriffe werden als Synonym behandelt. Dies ist suboptimal und nicht ganz zielführend.
Für mich gibt es einen ganz wesentlichen Unterschied zwischen einer „To-do-Liste“ und einem Tagesplan: Eine To-do-Liste, die ich im Folgenden als Themenspeicher bezeichne, ist eine Ansammlung von Tätigkeiten und Aufgaben, eine Warteliste für Punkte, deren zeitliche Erledigung (noch) nicht konkret bestimmt bzw. festgelegt ist. Wäre dies nicht der Fall, würde die Aktivität auf den Plan des jeweiligen Tages, Monats oder Jahres wandern. Die To-do-Liste ist also ein Fass ohne Boden. Es kommen immer neue Sachen hinzu und das berühmte und erhoffte Licht am Ende des Tunnels ist nie zu erkennen.
Der Themenspeicher ist vergleichsweise als Wäschekorb zu verstehen, in dem die Wäsche so lange aufbewahrt wird, bis der geeignete Zeitpunkt gekommen ist, eine bestimmte Art Wäsche zu waschen!
Der Themenspeicher dient als Input für den Tagesplan. In den Tagesplan werden die Aufgaben/Tätigkeiten aufgenommen, die an dem Tag, für den der Plan erstellt wird, ausgeführt werden sollen. Es wird also nur eine begrenzte (!) Menge an Punkten, am besten schriftlich, aufgenommen und verfolgt. So wird eine klare Übersicht über den Tag erzielt. Der Tagesplan bietet Zielorientierung für den Tag und steht somit im Fokus; alle anderen Tätigkeiten/Aufgaben bleiben auf der Warteliste, also im „Wäschekorb“, wodurch für alle, Mitarbeiter und Vorgesetzte, auch eine bessere Transparenz über anstehende Aufgaben geschaffen wird. Der sonst durch die Fülle an Aufgaben (künstlich) erzeugte Druck und Frust wird weitgehend vermieden.
Der Themenspeicher kann mit einem Programm zur Tabellenkalkulation sehr einfach bewerkstelligt werden: Drei Spalten werden zugrunde gelegt: Lfd.-Nr., Was ist zu tun/zu erledigen? und Bemerkungen. Die ersten zwei Spalten erklären sich von selbst. In die Bemerkungen ist alles einzutragen, worauf zu achten ist, wenn die Aufgabe in den Tagesplan (oder u. U. in den Wochen- oder Monatsplan) wandert. Folgende Beispiele verdeutlichen die Eintragungen in der Spalte „Bemerkungen“: Vorbereitungs- oder Erledigungs-Termine, Führen von Gesprächen mit XYZ, Aufgabe X oder das Aufgabensegment Y muss vorher erledigt sein, etc.
Eine Trennung zwischen Tagesplan und Themenspeicher ist also immens wichtig und eine gute Basis für eine erfolgreiche Tagesplanung und ihre Umsetzung.
Abgesehen vom Themenspeicher liefern folgende Quellen das benötigte Input für den Tagesplan:
Wird ein Punkt aus dem Themenspeicher in den Tagesplan übernommen, verschwindet er zwar aus diesem Speicher, dies bedeutet aber nicht, dass er bereits erledigt wurde!
Folgende sehr interessante Geschichte findet sich weltweit in fast allen Zeitmanagementbüchern. Weil sie ganz unterschiedlich dargestellt wird, wird im Folgenden nur ihr Kern kurz zusammengefasst, denn sie ist es wirklich wert, gehört bzw. gelesen zu werden:3
Vor über 100 Jahren wandte sich der Stahlmagnat Charles Schwab, Leiter von Bethlehem Steel, einmal an den jungen Unternehmensberater Ivy Lee, der auch Weltfirmen wie Rockefeller, Morgan, The Du Ponts beriet: „zeigen Sie mir eine Möglichkeit, mit der ich effektiver werde, und Sie können von mir jedes Honorar im Rahmen vernünftiger Grenzen verlangen.“ Lee gab Schwab folgenden Tipp:
„Schreiben Sie für morgen die sechs wichtigsten Aufgaben, die zu erledigen sind, auf einen Zettel. Nummerieren Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit. Beginnen Sie mit der ersten Aufgabe und bleiben Sie dran, bis sie erledigt ist. So verfahren Sie mit der nächsten und der übernächsten Aufgabe, bis alle erledigt sind. Sollten Sie die letzte nicht geschafft haben, so übernehmen Sie sie auf den Plan für den nächsten Tag, und verfahren Sie wie am vergangenen Tag. Die Frage des Honorars überlasse ich Ihnen; testen Sie diese Vorgehensweise einige Wochen und zahlen Sie mir, was diese Methode für Sie wert ist.“
Nach einigen Wochen bekam Lee für diesen Tipp einen Scheck über $ 25.000,00.
Schwab argumentierte, das sei die effektivste Lektion in seiner Karriere als Geschäftsmann. Mit dieser Methode machte er Bethlehem Steel zum größten Stahlunternehmen der Welt und er selbst brachte sein Privatvermögen auf mehr als 100 Millionen Dollar.
Natürlich sind nicht alle von uns Geschäftsführer und wir leiten auch nicht alle ein Unternehmen. D. h., eine flexible Methode für die Tagesplanung ist zu entwickeln, die das Gedankengut von Lee berücksichtigt, für Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen geeignet ist und somit die heutigen Anforderungen erfüllt.
Die in diesem Zusammenhang von mir entwickelte, leicht und mühelos umsetzbare Prio-Methode erleichtert die Erstellung der Tagesplanung sowie das Bestimmen bzw. das Setzen richtiger Prioritäten und somit das Verfolgen und Umsetzen der Tagesziele.
Ausgangspunkt der Prio-Methode bildet die Frage: Welche Aufgaben/Aktivitäten/Tätigkeiten muss/will ich morgen erledigen? Dabei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:
Am Folgetag wird die Reihenfolge bestimmt – es werden also Prioritäten gesetzt. Hierzu dient die Kernfrage: Mit welcher Aufgabe muss ich beginnen und was folgt danach? Die Entscheidung erfolgt nach folgenden Kriterien:
Es ist zu empfehlen, unangenehme Aufgaben an den Anfang des Tages zu legen; so wandelt sich „Last“ in Motivation.
In der Praxis sieht die flexible Anwendung der Prio-Methode wie folgt aus:
Die letzte Aktivität des Tages soll eine angenehme und Erfolg bringende Aufgabe sein, der eine konsequente Beantwortung zu Fragen des Tagesrückblickes folgen sollte, wie z.B.:
Ein konsequent durchgeführter Tagesrückblick hat eine exzellente Hebelwirkung. Wird keine Selbsttäuschung betrieben, können suboptimale Verhaltensweisen, eine schwache Selbstdisziplin, nicht eingehaltene Pläne, fehlende Vorbereitungen und andere Schwächen aufgedeckt werden. Gemachte Fehler sollten dann nicht wiederholt werden. Mit einem konsequent verfolgten Tagesrückblick steigt die Chance, die eigene Selbstdisziplin zu stärken.
Ein optimal strukturiertes Zeitmanagement wird nicht um des Themas Zeitmanagement selbst willen angestrebt, sondern um eigene Strategien und Instrumente im Dienste einer verbesserten Lebensqualität einzusetzen, und dies möglichst mit minimalem Aufwand!
Wenn von Lebensqualität gesprochen wird, hat jeder seine eigene Vorstellung davon, was für ihn Lebensqualität ist. Es gibt also keinen einheitlichen Maßstab oder eine einheitliche und präzise Definition für diesen Begriff.
Die Lebensqualität hat drei Kernbereiche: Selbst, Privat und Beruf.4 Hinter jedem dieser Kernbereiche befinden sich zahlreiche Parameter, die seinen eigentlichen Inhalt wiedergeben.
So könnten z.B. dem Kernbereich Selbst folgende Parameter zugeordnet werden: die eigene Gesundheit, Einheit von Körper, Geist und Seele; inneres Gleichgewicht; Zeit für sich haben; genug Zeit für Freizeitaktivitäten, Entspannung; abschalten können usw.
Unter dem Lebenskernbereich Privat sind z.B. folgende Parameter zu definieren: Geborgenheit; intakte Familie; weitgehende Harmonie mit dem/der Lebenspartner/-in; ein soziales Netz bzw. Freunde haben; Freundschaften pflegen; mit anderen Sport treiben etc.
Ähnlich können im Kernbereich Beruf Parameter definiert werden wie: Herausforderung im Beruf; vom Unternehmen gefordert, ohne überfordert zu werden, interessanter Arbeit nachgehen; Erfolg im Beruf; angemessene Entlohnung; berufliche Freiräume u.v.m.
Die einzelnen, individuell definierten Parameter werden auf eine Skala von 10 oder 100 Punkten gesetzt. Darauf basierend ist der aktuelle Erfüllungsgrad des jeweiligen Parameters festzustellen und in Bezug zu 10 oder 100 zu setzen.
Das Ergebnis aller bewerteten Parameter spiegelt die aktuelle Lebensqualität der Person wider. Werden die angegebenen Punkte z.B. mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms in einem Kreisdiagramm festgehalten, entsteht am Ende eine Art Spinnennetz und visualisiert damit die eigene Lebensqualität.
Das gesamte Ergebnis kann also zeigen, dass einige Parameter bei der angestrebten Lebensqualität erfüllt sind, während es bei anderen noch Nachholbedarf gibt. Die Rolle eines effizienten Zeitmanagements ist insbesondere für diese Parameter wichtig, da für sie ein Plan zu erstellen ist, um evident gewordene Mängel zu reduzieren oder zu beseitigen. Hierfür werden authentische und realistische Ziele definiert und als Bestandteile von Monats-, Wochen- bzw. Tagesplänen aufgenommen.5
So kann die angestrebte Harmonie zwischen den drei Lebenskernbereichen Selbst, Privat und Beruf als Bestandteil einer aktiven Umsetzung verbesserter Lebensqualität erzielt werden.
Al-Baghdadi, Wafi: Von Wichtigkeiten und Prioritäten, in: Zeitschrift Bankinformation Nr. 7/2002 und Nr. 8/2002
Al-Baghdadi, Wafi: (Re-)Design der eigenen Zukunft. Erfolg – Lebensqualität – persönliches Wachstum; expert Verlag, 2012
Alexander, Roy; Dobson, Michael S.: Real-World Time Management, Worksmart Series, American Management Association, 2009
Brugger, Ralph: Lean Time Management, Springer, 2011
Covey, Stephen R.: Der Weg zum Wesentlichen, Campus, 1997
Covey, Stephen R.: Die Sieben Wege zur Effektivität, Heyne, 2000
Covey, Stephen R.: Audiobook „First Things First“, Simon & Schuster - Sound Ideas, Kass.-Nr. 57697-6
Mackenzie, Alec: Die Zeitfalle, Sauer-Verlag, 1981
Watson, Charles E.; Idinopulos, Thomas A.: Are You Your Own Enemy? Greenwood Publishing Group, 2007
1 Diese Methode hat Stephen R. Covey in seinen Büchern „Der Weg zum Wesentlichen“, Campus, 1997, S. 30 und „Die Sieben Wege zur Effektivität“, Heyne, 2000, S. 139, dem Audiobook „ First Things First“, Simon & Schuster 57697-6, sowie in Zeitmanagementtrainings der Franklin-Covey-Institute den Namen „Time Matrix“ gegeben, ohne ihren Ursprung und den Bezug zu Eisenhower zu nennen.
2 Al-Baghdadi, Wafi: Von Wichtigkeiten und Prioritäten, Zeitschrift Bankinformation Nr. 7/2002 und Nr. 8/2002
3 vgl. z.B. Alexander, Roy; Dobson, Michael S.: Real Time Management, 2009, S. 15f.; Watson, Charles E.; Idinopulos, Thomas A.: Are You Your Own Enemy? 2007; S. 129; Brugger, Ralph, Lean Time Management, 2011, S 186f.; Mackenzie, Alec: Die Zeitfalle, Sauer-Verlag, 1981, S. 53 f.
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