Inhalt
1. Qualität im Büro – Wie gemeinsames Arbeiten gelingt
Kann einfach weniger die Lösung sein?
»Was machen Sie eigentlich den ganzen Tag?« – Von Kernprozessen, Unterstützungsprozessen und Planktonprozessen
»Wer braucht das wozu?« – Schnittstellen definieren
»Bekomme ich, was ich brauche?« – Wie die Qualität des Inputs stimmt
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte: Administrative Prozesse visualisieren
Gutes braucht seine Zeit: Der PDCA-Zyklus für Veränderungen
2. Informationsmanagement – Die Spreu und der Weizen
Die Dosis macht das Gift – gezielt filtern
Wer das wissen muss – Wissensmanagement im Team
E-Mailen für Fortgeschrittene – Und wie man weniger E-Mails schreibt
Struktur für die digitale Ablage
Ordnung im digitalen Ordner
3. Das Überleben sichern – Segeln auf der Informationsflut
Den ganzen Tag geschuftet und nichts geschafft?
Zeitmanagement für heute und morgen: Effektivität, Effizienz und was wirklich hilft
Begleiten Sie sich freundlich durch den Tag
Agil im Team
Und immer wieder: Reden muss der Mensch
4. EDV-Praxis
Zeitsparmethoden in Outlook
Outlook-Ideen für Fortgeschrittene
5. Word – Arbeiten im Team
Gemeinsam an einem Dokument arbeiten – Änderungen nachverfolgen
Zeitsparmethoden in Word
Checklisten und Formulare
Vorlagen für Fortgeschrittene
6. Excel
Vorlagen schnell und professionell
Filterfunktionen
Praxisbeispiel: Die Produktivitätsliste
7. OneNote
Der Tausendsassa für Informationsmanagement im Team – Ein Einstieg24
Praxisbeispiel: Echtzeitprotokoll für eine Telefonkonferenz
Persönliches Informationsmanagement – Reiserecherche
Informationsmanagement im Team: Das Büro-Handbuch
Das Notizbuch freigeben
Das Wissen, das unsere Großeltern während ihrer Schulzeit lernen konnten, verhält sich zu dem Wissen, das der Generation unserer Kinder heute zur Verfügung steht, wie ein Wasserglas zum Bodensee. Galt noch vor wenigen Generationen der Erwerb von Wissen als Privileg einiger weniger, die die nötigen Geldmittel dafür hatten, ist Wissen heute so billig wie nie in unerhörten Mengen zu haben.
Ich will die philosophische Dimension dieser Frage berufeneren Menschen überlassen. Mich interessiert die Informationsflut im Büroalltag. Wo behindert zu viel Information die Arbeit, statt sie zu fördern? Wie stellt ein Team oder eine Führungskraft sicher, dass die richtige Information in der richtigen Menge in der richtigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle ist? Geht das überhaupt? Und in wessen Verantwortung liegt das?
Abläufe, Aufgaben und Prozesse sind komplexer geworden, die Taktung des Arbeitstages schneller, die Ansprüche vielerorts höher. Insgesamt hat sich die Arbeit verdichtet.
Schnell, gut (oder gar perfekt?), effizient, effektiv – und noch dazu in großen Mengen. So soll die Arbeit erledigt werden. Am besten immer. Niemand kann das dauerhaft leisten. Dennoch habe ich bei meinen Kunden, die oft in der Sachbearbeitung arbeiten, zumeist das Gefühl, dass sie sich unter genau diesem Druck sehen. Da ist ein Kollege krank geworden oder hat eine Kollegin gekündigt. Die Stelle wird nicht nachbesetzt, die Arbeit umverteilt. Aber Abstriche darf es nicht geben. Den direkten Vorgesetzten geht es dabei nicht besser. In einer Sandwichposition wird das mittlere Management aufgerieben zwischen Führungsverantwortung, Verantwortung gegenüber der eigenen Führungskraft und der Menge an Aufgaben auf der ausführenden Ebene.
Bei ständig hereinflutenden Themen, Informationen und Aufgaben muss man darum ringen, sich die Zeit für die Planung der Aufgaben zu nehmen. Nein, ich empfehle Ihnen jetzt nicht, sich am Vorabend einen detaillierten Plan für den Folgetag zu schreiben. Wenn Ihr Unternehmen im Schichtbetrieb arbeitet oder weltweit aktiv ist, wird das Aufgeschriebene in neun von zehn Fällen am folgenden Morgen nicht mehr aktuell sein. Es geht mir um einen anderen Aspekt: Kennen Sie Ihre Arbeit? Wirklich? Wissen Sie um die Prozesse, die über Ihren Tisch laufen? Kennen Sie die Intention des Empfängers Ihrer Arbeit? Wissen Sie um das Tun dessen, der Ihnen Informationen zuliefert? Welches Zahnrad des großen Getriebes ist genau das Ihre?
Dieses Wissen um die Abläufe, das Planen der Prozesse, hilft, genau die richtige Arbeit zu tun, in passgenauer Qualität. »Alles«, »immer«, »120-prozentig« – diese Begriffe sollten wir lächelnd verabschieden. An diesem Anspruch sind schon viele gescheitert. Es ist einfach nicht mehr möglich, immer alles zu wissen. Sie haben es in der Hand, zu welchen Informationen Sie Ja sagen und zu welchen Nein. Es braucht neue Herangehensweisen und das Überdenken von Ansprüchen und die Berücksichtigung dessen, was machbar ist. Lassen Sie uns nicht versuchen, den Bodensee leer zu trinken – wir lernen segeln!