¿Te quedas paralizado si tienes que escribir un memorando para el equipo directivo? ¿Tus informes se van por las ramas y generan más preguntas que respuestas? ¿Los correos electrónicos que mandas a tus compañeros se quedan en nada: nadie los responde ni provocan reacción alguna? ¿Tus propuestas no consiguen captar a nuevos clientes?
Si la escritura empresarial no se te da bien, perderás mucho tiempo, dinero e influencia. Y es un problema muy frecuente. Somos muchos los que tenemos dificultades a la hora de encontrar las palabras y el tono adecuados para redactar nuestros documentos, aunque seamos elocuentes hablando. Pero no tiene que ser necesariamente así. Para escribir de forma clara y persuasiva no hace falta la magia ni la suerte. Es una habilidad y, con esta guía, obtendrás la confianza y las herramientas que necesitas para cultivarla.
Aprenderás a:
Mucha gente empieza a escribir antes de saber qué quiere conseguir con ello. En consecuencia, el lector no sabe dónde tiene que centrar su atención ni qué se supone que debe hacer con el mensaje. Es tanto lo que depende de nuestro propósito al escribir que es esencial que nos lo grabemos en la mente a conciencia. ¿Qué resultado quieres conseguir? Por ejemplo, ¿quieres convencer a alguien para que firme un contrato de franquicia? ¿O para que deje de utilizar tu marca registrada sin permiso? ¿O para que asista a un evento de tu empresa?
Enuncia de forma clara y convincente cuál es el asunto y qué quieres conseguir con el escrito. En cada frase, pregúntate si te ayuda a acercarte a tu objetivo. Así encontrarás las palabras que mejor comuniquen tu mensaje.
Supongamos que tu empresa alquila un espacio en un edificio de oficinas en el que el vestíbulo y la planta baja han sido totalmente reformados. Tu departamento jurídico te ha alertado de que la dueña del edificio está infringiendo la ley de protección de personas con discapacidad: por ejemplo, no ha instalado puertas automáticas ni rampas de acceso para las sillas de ruedas.
Enuncia de forma clara y convincente cuál es el asunto y qué quieres conseguir con el escrito. En cada frase, pregúntate si te está ayudando a acercarte a tu objetivo. Así encontrarás las palabras que mejor comuniquen tu mensaje.
Tienes una buena amistad con la propietaria del edificio, pero en tu opinión hay que cumplir la ley de accesibilidad por el bien de tus empleados y clientes. Propósito: conseguir más información. Tono: amistoso.
Querida Ann:
El nuevo vestíbulo tiene un aspecto estupendo. Qué fantástica manera de recibir a los clientes y visitantes de nuestra empresa y de las otras compañías del edificio. Gracias por hacer las reformas.
Me pregunto si las obras aún no están terminadas, pues todavía no se han realizado las adaptaciones necesarias para acceder al edificio con silla de ruedas, tal como exige la ley. ¿Quizá esté precipitándome y todavía no haya comenzado esa parte de las obras? Te agradecería que me dieras información al respecto.
A ver si quedamos pronto para comer.
Saludos,
Te llevas bien con la propietaria, pero por cuestión de principios no te gusta estar en un edificio que incumple esta ley. Tienes a un empleado con discapacidad y quieres que se corrija la situación. Propósito: subsanar el descuido. Tono: más urgente.
Querida Ann:
En la Bergson Company nos encantó que renovaras la planta baja: ahora es mucho más acogedora, tanto para los inquilinos como para las visitas. No obstante, nos preocupa que no haya rampas para sillas de ruedas ni puertas automáticas para empleados y clientes con discapacidad, elementos que exigen las leyes estatales y federales. Quizá aún estés planificando esa parte de las reformas. En tal caso, te agradecería más información al respecto.
Si no es más que un mero descuido, ¿podrías garantizarme que la construcción de las rampas y las puertas automáticas se iniciará en menos de 60 días? De lo contrario, por razones de seguridad, nos veríamos obligados a informar de la infracción a las autoridades pertinentes. Sin estos elementos, podrían ponerte una multa considerable. Algo que en absoluto deseamos que suceda; no nos cabe duda de que tienes la firme intención de cumplir la ley.
Saludos cordiales,
No es el primer problema que tienes con la propietaria y ya has encontrado una oficina mejor para tu empresa. Propósito: rescindir el contrato de alquiler. Tono: firme, pero sin quemar las naves.
Estimada Sra. Reynolds:
Hace cuatro semanas finalizaron las reformas de la planta baja de nuestro edificio. ¿No buscó asesoramiento jurídico? Está infringiendo la ley nacional de protección de personas con discapacidad, así como las normativas locales, al no facilitar una rampa para sillas de ruedas ni puertas automáticas para empleados y visitantes con discapacidad. Puesto que ya han transcurrido cuatro semanas desde que finalizaron las obras, conforme a la ley local tenemos derecho a rescindir el contrato de alquiler. La presente carta constituye nuestro preaviso de 30 días.
Aunque no nos cabe duda de que el descuido no es más que un error de buena fe, esperamos que entienda por qué no podemos quedarnos y hemos decidido mudarnos.
Esperando mantener una cordial relación con usted tanto durante la mudanza como después de ella, le saluda atentamente,
Las tres cartas son muy diferentes porque con cada una de ellas se intentan conseguir cosas distintas. Concéntrate en la reacción que quieres suscitar en el lector. Lo que quieres son resultados. No obstante, fíjate en que incluso la carta más severa (la versión 3) utiliza un tono cortés para mantener las buenas relaciones. No es necesaria ninguna hostilidad.
La comunicación es un ejercicio bidireccional. Si no sabes nada de tu lector —ni, de hecho, de psicología en general—, rara vez conseguirás que entienda tus ideas. ¿Cuáles son sus objetivos y prioridades? ¿A qué obstáculos se enfrenta? ¿Qué le motiva?
Si tu lector trabaja en el mundo de los negocios, lo más importante que debes saber acerca de él es lo siguiente:
Estas características generales se acentúan cuanto más alta es la jerarquía del destinatario dentro de la organización. Así pues, tu trabajo como escritor consiste en lo siguiente:
Si lo haces así, acumularás una gran cantidad de buena reputación. No solo gozarás de una ventaja auténticamente genuina, también te ahorrarás tiempo y dinero.
Por ejemplo, si estás escribiendo un memorando para unos compañeros, ten en cuenta cuál es su posición dentro de la organización y qué se espera de ellos. En cambio, si estás respondiendo a la petición de oferta de un cliente, aborda todas las necesidades descritas en su petición, pero piensa también en el sector en el que trabaja el cliente, en el tamaño de su empresa y su cultura. El tono que adoptes cambiará en función de tus receptores, igual que el contenido. Destacarás las cosas que más les importen: la eterna cuestión «qué saca él de todo esto».
Resulta difícil escribir para un grupo de lectores grande y diverso; sobre todo, si no los conoces. Pero puedes simplificar las cosas centrándote en una persona concreta a la que sí conozcas. Warren Buffett, en su prólogo al manual de lenguaje sencillo de la Comisión de Valores y Bolsa de Estados Unidos (Plain English Handbook), aconseja dirigirse a un lector específico para que la escritura sea más real:
Cuando estoy redactando el informe anual de Berkshire Hathaway, finjo que estoy hablando con mis hermanas. No me resulta nada difícil imaginármelas: son muy inteligentes, pero en absoluto expertas en contabilidad o finanzas. Un lenguaje sencillo no les supondrá ningún problema, pero la jerga puede confundirlas. Mi objetivo es darles la información que a mí me gustaría que me comunicaran si yo estuviera en su lugar. Para tener éxito, no necesito ser Shakespeare; pero, eso sí, debo tener un auténtico deseo de informar.
Centrándote en una persona real que sea inteligente pero no especialista en el tema —o, como hace Buffett, imaginándote que le escribes a un familiar o a un amigo—, encontrarás el equilibrio entre la sofisticación y la accesibilidad. Tu escritura será más atractiva y más convincente.
Puede que tu lector tenga poco o ningún conocimiento de los hechos o el análisis que le vas a exponer, pero has de partir de la idea de que es una persona inteligente. Podrá seguirte si le das la información que necesita, sin necesidad de desconcertarlo con palabras vacías y etéreas.
| ASÍ NO: | SINO ASÍ: |
|---|---|
| Aspiramos a ser, ante todo, un socio preocupado por ofrecer a nuestros clientes la máxima adquisición de beneficios y activos futuros y nos centramos principalmente en clientes con necesidades complejas y multiproducto, entidades corporativas de tamaño grande y medio, agentes emprendedores individuales o múltiples, así como clientes institucionales maximizadores de ganancias. Al escuchar atentamente sus necesidades y ofrecerles las mejores soluciones, potenciamos a nuestros clientes proporcionándoles el conjunto óptimo de decisiones según sus carteras de potenciales acciones y en función de la situación económica existente en el momento de prestar el asesoramiento, así como de las limitaciones fiscales a las que estén sujetos. Con el telón de fondo de los significativos cambios que tienen lugar en nuestro sector, nos esforzamos por garantizar que de forma sistemática ayudamos a nuestros clientes a hacer realidad sus objetivos y a prosperar, y seguimos reforzando la cobertura de nuestros principales clientes mediante equipos de ejecutivos sénior centrados en los procesos que pueden facilitar y utilizar nuestro modelo de negocio integrado. Sobre la base de una sólida posición patrimonial y de elevados niveles de satisfacción del cliente y de reconocimiento de marca, hemos logrado ganancias significativas en términos de cuota de mercado. Esperamos que tengas una impresión favorable de los atributos cuantitativos y cualitativos de nuestra empresa y que estés inclinado a utilizar nuestros servicios cuando te dispongas a iniciar tus proyectos financieros. | Como empresa que se centra en el cliente, nuestro objetivo es conseguir que saques el máximo provecho de nuestros servicios. Nuestros clientes son emprendedores, empresas medianas y grandes corporaciones. Si decides hacer negocios con nosotros, te ofreceremos el asesoramiento financiero más acorde con la economía actual y con lo que puedas permitirte invertir. Hace tiempo que recibimos las puntuaciones más altas del sector y, durante nuestros 37 años de existencia, hemos ganado en 17 ocasiones el codiciado Premio Claiborne por la satisfacción excepcional del cliente. Esperamos tener la oportunidad de trabajar contigo en tus proyectos financieros. |
¿Sientes ansiedad cada vez que te pones a escribir? Tu principal dificultad seguramente sea decidir cómo empezar. No intentes imaginarte el texto completo antes de recopilar y organizar todo el material. Es demasiado pronto para pensar en el producto acabado y pulido... y lo único que conseguirás es que parezca un desafío insuperable. Preocuparte te agotará más que escribir.
En lugar de eso, divide el trabajo: no pienses en la escritura como si fuera una enorme tarea, sino como una serie de tareas más pequeñas. La poetisa, escritora y profesora Betty Sue Flowers habla de estas fases como si tu cerebro se pusiera en el lugar de diferentes personajes: LACJ.1 Son las siglas de Loco-Arquitecto-Carpintero-Juez, que representan las fases por las que un escritor debe pasar:
Serás más eficiente si llevas a cabo estas tareas siguiendo este mismo orden. Por supuesto, siempre tendrás que dar algún paso atrás. Por ejemplo, quizá necesites recopilar nuevo material tras identificar vacíos que debes rellenar. Pero intenta separar lo máximo posible las distintas tareas y abórdalas por orden.
Acepta tus buenas ideas con gratitud, lleguen cuando lleguen. Pero si haces metódicamente una lluvia de ideas al iniciar el proceso, verás que cada vez te llegan más y más buenas ideas al principio, y también evitarás en gran medida el problema de que se te ocurra la mejor idea cuando ya hayas organizado la estructura del documento.
Reúne tu material a partir de recuerdos, investigaciones, observaciones, conversaciones con compañeros y otras personas, y también razonando, especulando e imaginando. El problema que intentas resolver puede parecer difícil y quizá te cueste encontrar la manera de enfocarlo: ¿cómo conseguirás convencer a los de finanzas de que aprueben tu presupuesto cuando no paran de rechazar propuestas a diestro y siniestro?, ¿cómo vas a lograr que la junta ejecutiva adopte un nuevo punto de vista sobre la fusión?… No te obsesiones con el alcance del desafío. Recopilar ideas y hechos desde el inicio te ayudará a avanzar y a controlar la ansiedad que pueda provocarte el proceso de escritura.
¿Cómo llevar un registro de todo ese material preliminar? En los viejos tiempos, la gente utilizaba fichas —yo escribí mis primeros libros así—. Pero, hoy en día, la manera más fácil es crear una hoja de cálculo que contenga lo siguiente:
Cuando tomes apuntes, distingue entre hechos y opiniones. No te olvides de reconocer los méritos ajenos cuando corresponda. Si te atribuyes afirmaciones de otros, te quedarás encallado, pues no sabrás sustentarlas de forma convincente; aún peor, estarás cometiendo plagio.
Este trabajo preliminar te ahorrará un montón de tiempo cuando escribas el primer borrador, y te ayudará a redactar un documento convincente y sobre una buena base.
Probablemente, te sientas frustrado al principio, devanándote los sesos para encontrar una manera de organizar el documento. Si no se te ocurre un planteamiento sensato después de hacer tu investigación y explorar ideas, es posible que necesites más tiempo de «caza y recolección». Tu objetivo es escribir tres frases —enunciados completos— que expresen tus ideas. Luego ponlas en el orden más lógico desde el punto de vista del lector (consulta el capítulo 4). Ese será tu esquema básico, que normalmente es lo único que se necesita para iniciar un borrador.
La clave para redactar un primer borrador satisfactorio es escribir lo más rápidamente que puedas (para más información, consulta el capítulo 5). Ya harás las correcciones pertinentes más tarde. De momento, no ralentices el paso para perfeccionar tu manera de expresarte. Si lo haces, tendrás más posibilidades de caer en el bloqueo del escritor. En esta fase debes mantener bien alejado al Juez; narra a toda prisa.
Cuando ya lo tengas todo escrito, llega la hora de deliberar: sopesar las palabras, llenar vacíos, ampliar aquí y abreviar allí. Haz varios repasos, comprobando una cosa cada vez: la exactitud de tus citas, el tono, la calidad de las transiciones, etcétera (en el capítulo 6 encontrarás una lista de comprobación). Si intentas corregir demasiadas cosas a la vez, no conseguirás hacer nada bien. Así pues, dedica bastante tiempo para hacer varias rondas de revisión, al menos tanto tiempo como el que te llevó realizar la investigación y la primera redacción. Sacarás a la luz más problemas y encontrarás mejores soluciones para solventarlos.